Hybride conferenties: Een combinatie van fysiek en digitaal

De digitalisering is in recordtempo toegenomen en er zijn nu veel goede alternatieven voor een reguliere conferentie – dus uitstel is niet nodig. Virtueel ontmoeten door het streamen van videoconferenties of hybride evenementen is onderdeel van de oplossing.

Bij een hybride evenement wordt een deel van het evenement gehouden in onze vergaderzalen met een beperkt publiek, terwijl het andere deel digitaal plaatsvindt. Onze gastheren en -vrouwen zorgen voor alle praktische details zodat zalen, technologie, voorzieningen en de ervaring aan de verwachtingen voldoen.

Onze evenementen voldoen aan alle veiligheidseisen en we houden ons aan de actuele adviezen en aanbevelingen van de gezondheidsautoriteiten met betrekking tot infectiebestrijding.

Samen met onze samenwerkingspartners verzorgen we een naadloze levering van hybride vergaderingen in meerdere ruimtes en van uitgezonden evenementen.  Wij garanderen de veiligheid voor de organisatoren, presentatoren en deelnemers.

Alle oplossingen kunnen worden gekoppeld aan een digitaal platform dat zowel visueel als in omvang op uw wensen kan worden afgestemd, en heeft verschillende functies zoals ‘digital break out rooms‘, betaalmogelijkheden, interactiviteit in de vorm van Q&A‘s, quizzen en polls, en digitale beurzen. De uitzendingen kunnen worden gedeeld op webpagina's en intranetten.

Of u nu deelneemt op kantoor, in uw hotelkamer of vanuit huis; wij hebben oplossingen die een eersteklas conferentie-ervaring garanderen. Dit zijn een paar voorbeelden van hoe we uw evenement kunnen faciliteren en kunnen op- en afschalen op basis van uw behoeften:

1. Cameraproductie met live streaming zonder clips

Wij zorgen voor technici die experts zijn in fotografie en streaming. U kunt parallel aan het camerabeeld presentaties laten zien, inclusief overlay. Deze oplossing is geschikt voor algemene vergaderingen, onderwijsdagen, workshops, interne en informatieve bijeen met 1 tot 2 sprekers tegelijk. Een- en tweerichtingscommunicatie is mogelijk.

2. Cameraproductie met live streaming incl. clips

Wij zorgen voor technici die experts zijn in fotografie en streaming. U kunt parallel aan het camerabeeld presentaties laten zien, overlay en knippen tussen de verschillende camerahoeken is inbegrepen. Deze oplossing is geschikt voor algemene vergaderingen, onderwijsdagen, workshops, interne bijeenkomsten, lanceringen en verkoopbijeenkomsten met meerdere sprekers tegelijk. Een- en tweerichtingscommunicatie is mogelijk.

3. Cameraproductie met live streaming incl. clips en tv-verlichting

Wij zorgen voor technici die experts zijn in fotografie en streaming. U kunt parallel aan het camerabeeld presentaties laten zien, overlay, tv-verlichting en geavanceerd knippen tussen de verschillende camerahoeken is inbegrepen. Deze oplossing is geschikt voor digitale en hybride conferenties, algemene vergaderingen, onderwijsdagen, workshops, opleidingen, lanceringen en discussies met meerdere sprekers tegelijk. Een- en tweerichtingscommunicatie is mogelijk.

4. Productie met meerdere camera‘s en live streaming

Deze oplossing wordt grotendeels aangepast aan de wensen van de organisator. Wij zorgen voor vier of meer camera's en een combinatie van bemande en externe apparaten. Er kan een mobiele camerakraan worden gebruikt, die meer dynamische en interessante camerahoeken met zich meebrengt. In combinatie met tv-verlichting garanderen we een zeer professionele productie. Er worden zoveel technici ingezet als nodig is. Deze oplossing is geschikt voor grotere digitale en hybride conferenties, algemene vergaderingen, onderwijsdagen, workshops, opleidingen, lanceringen en discussies met meerdere sprekers tegelijk. Een- en tweerichtingscommunicatie is mogelijk.

Eindelijk kunnen we weer bij elkaar komen

Fysiek vergaderen in een echte ruimte zal altijd een belangrijk onderdeel blijven van het organiseren van evenementen. De fysieke manier waarop we relaties opbouwen met oogcontact, gesprekken en gedeelde ervaringen is moeilijk te vervangen - maar wij denken dat een gecombineerde oplossing in de toekomst steeds gebruikelijker zal worden.

“We hebben de laatste tijd allemaal veel vergaderingen via Teams, Zoom en Skype bijgewoond, en hoewel die programma‘s heel nuttig zijn kunnen ze niet het menselijke contact vervangen dat je ervaart als je andere mensen ontmoet. Het feit dat we onlangs met 200 mensen bij elkaar kwamen in Thon Hotel Oslo Airport en daarnaast collega‘s uit andere plaatsen in het hele land digitaal erbij hadden, gaf de landelijke vergadering van dit jaar een heel andere dimensie dan we hadden gehad als we het alleen digitaal hadden georganiseerd. Dit laat zien dat we nog bij elkaar kunnen komen, ondanks de maatregelen tegen besmetting waar we nu mee te maken hebben," aldus de secretaris-generaal van de Noorse conservatieve partij Høyre, Tom Erlend Skaug.

Een digitale deelnemerservaring

Virtuele oplossingen kunnen net zo effectief zijn als traditionele vergaderingen en evenementen buiten de techwereld, maar ze moeten wel professioneel worden georganiseerd. Veel mensen denken dat het neerzetten van een camera en het filmen van wat men fysiek had moeten zien voldoende is om de digitale deelnemers aan de conferentie te activeren en te stimuleren. Dat klopt niet. Wat voor soort digitaal evenement u ook wilt plannen, er moet altijd aandacht zijn voor goede regie en goede inhoud - zodat ook de conferentiedeelnemer in zijn thuiskantoor enthousiast blijft.

Een hybride evenement dat is opgezet door een professionele conferentie-organisator kan audio, video en inlogmogelijkheden van hogere kwaliteit leveren, zodat hele kantoren of auditoria in andere delen van het land zonder technische problemen kunnen meedoen. Dit zorgt voor een betere deelnemerservaring dan wanneer de sprekers en deelnemers allemaal thuis werken met grote verschillen in digitale vaardigheden en apparatuurkwaliteit.

Laat ons uw volgende hybride evenement organiseren

Als u ziet dat het lastig wordt om een vergadering of conferentie van uw bedrijf in de gangbare vorm te laten doorgaan in de huidige periode, overweeg dan een hybride evenement. Geen zorgen meer over de veranderende maatregelen en een geruststelling voor zowel deelnemers als sprekers. 

Combineer de fysieke en digitale conferentie zoals u dat wilt. We garanderen dezelfde prettige deelnemerservaring, ongeacht of u de lezingen fysiek of digitaal bijwoont, en we helpen u geografische beperkingen op te lossen met state-of-the-art videoconferentietechnologie en uitstekende service.

Neem contact met ons op via voor een vrijblijvend gesprek.

Gezondheid en veiligheid staan bij ons voorop en daarom bouwen we vandaag aan de toekomst van arrangementen zoals wij die voor ons zien. Om u de beste ervaring te kunnen bieden en aan uw behoeften te voldoen terwijl we ons aan de nieuwe beperkingen houden, passen we ons aan en denken we na over nieuwe manieren om arrangementen te organiseren.

Studio van Thon Hotel EU

Met onze samenwerkingspartners kunnen we nu het digitale platform bieden dat uw evenement nodig heeft, inclusief alle elementen die nodig zijn om een hybride evenement uit te voeren.

We hebben een gloednieuwe studio gebouwd in Thon Hotel EU voor alle toekomstige virtuele en hybride evenementen. Bovendien kunnen we u helpen en begeleiden bij het plannen van het evenement dat het beste bij u past.

• De studio staat al klaar en u bent van harte welkom als u langs wilt komen om deze te bekijken.
• We kunnen twee verschillende lay-outs aanbieden (en meerdere op aanvraag); een meer formele opstelling en een "talkshow"-opstelling met LED-uplighters, digitale luidsprekertafels en een gekleurde achtergrond.
• We hebben pakketten met verschillende opties voor audio en video, omdat elk evenement anders is.
• Er is altijd een technicus aanwezig tijdens het evenement om technische problemen te voorkomen.
• De studio kan verder worden aangepast en deze kan worden geopend voor gasten of worden geboekt voor puur virtuele evenementen.
• Ons team is altijd beschikbaar om voor de details te zorgen, u de nodige informatie te bezorgen en aanwezig te zijn op de dag van het evenement.

We weten dat we flexibel moeten zijn, open moeten staan voor nieuwe technologie en altijd beschikbaar moeten zijn. Laat ons uw volgende hybride evenement organiseren in onze hypermoderne conferentieruimtes in Brussel.

Neem contact met ons op via e-mail  of telefonisch via +32 2700 78 78

We hebben ook andere conferentieruimtes in Brussel, waar ook hybride en virtuele vergaderingen welkom zijn. Ons toegewijde team staat klaar om u alle details te geven die u nodig hebt.

Dit was de oplossing voor een fysiek en digitaal leiderschapscongres

De Noorse zwembond vond een nieuwe manier om het jaarlijkse leiderschaps- en coachcongres te organiseren. 130 mensen woonden fysiek het congres bij dat in Thon Hotel Arena werd gehouden, terwijl 700 mensen vanuit het hele land de live-uitzending volgden.

“Als Noorse zwembond hielden we een titlecoach- en leiderschapscongres met 130 personen in Thon Hotel Arena. De conferentie zelf werd live gestreamd en in totaal volgden 700 unieke gebruikers onze uitzending“, aldus secretaris-generaal Bjørn Soleng.

Gericht op technologie en infectiebestrijding

De conferentie was een succes – ook voor degenen die er digitaal bij waren.

"We hebben geweldige feedback gekregen – zowel van de mensen die in het hotel aanwezig waren als van degenen die de uitzending digitaal hebben gevolgd. De technische kant werkte perfect en de maatregelen rond infectiebestrijding waren geen enkel probleem", vertelt Soleng.

Thon Hotels volgt alle adviezen en aanbevelingen van de gezondheidsautoriteiten op en de Noorse zwembond was tevreden met de manier waarop de maatregelen werden nageleefd.

"Het hotel had op een aantal plekken desinfectiezuilen staan, en wij deelden ook flesjes antibacteriële spray uit zodat mensen het altijd bij zich hadden. Thon Hotel Arena is een enorm groot hotel, dus het was gemakkelijk om voldoende afstand te houden. Er waren duidelijke afstandsmarkeringen en het personeel hield van tevoren een praatje over de maatregelen rond infectiebestrijding.“

Heerlijke culinaire belevenissen

De conferentie van de Noorse zwembond duurde meerdere dagen en de deelnemers kregen ontbijt, lunch en diner geserveerd.

“Onze slogan is ‘weer samen‘ en de conferentie draaide om inclusie, eenheid en motivatie. De conferentie duurde drie dagen en we hebben een prijsuitreiking en een feestelijk diner in het hotel gehouden.“

De toeristische sector ondersteunen

Soleng vertelt ook dat de toeristische sector een belangrijke branche is.

“De service was uitstekend en de medewerkers van het hotel waren duidelijk blij om weer bezig te zijn. Wij vinden het fijn om de toeristische sector te ondersteunen, die ook voor ons een belangrijke branche is. Het was prettig en waardevol om weer bij elkaar te komen.“