En konkret agenda og et tydelig tidsskjema gir et godt grunnlag for smart tidsbruk i møter. Det samme gjelder konferanser, events og kickoffs.
For å hindre at tiden sklir ut, eller at man bruker for mye tid på én foredragsholder, kan det være lurt å sette opp en spesifikk oversikt med tiden som skal brukes på hvert foredrag eller aktivitet. Eksempelvis bør én person ha ansvaret for å holde tidsskjemaet i sjakk. Slik sikrer man best at itdbegrensningene overholdes.
Om man føler at man har ekstra informasjon som man ikke fikk tid til å formidle, så kan dette sendes på e-post i etterkant. Det er viktig å ikke gi for mye informasjon på én dag – hvilket bringer oss til neste tips.
2. Ha nok pausemat og drikke
For å holde energien og motivasjonen til deltagerne oppe, så er det viktig å ha drikke og pausemat lett tilgjengelig.
Det kan være lurt å legge inn mange korte pauser i løpet av dagen, og sette frem frukt, mat, kaffe, te og mineralvann til dine ansatte. Slik holdes blodsukkeret oppe og hjernen klarer å være fokusert gjennom dagen.
- Det er veldig populært med wraps på dagen, ellers så er lunsj dagens høydepunkt for mange under en konferanse, forteller Siri Tunold som er hotelldirektør ved Thon Hotel Storo i Oslo.
En smakfull lunsj og middag er også noe som bør prioriteres. Lokale spesialiteter og god mat er noe som kan sette prikken over i-en under en konferanse. Matglede står også sentralt i det sosiale ved å holde et kickoff.
- Mat er det viktigste virkemiddelet vi har for å levere en vellykket konferanse, forteller hotelldirektør Erik Taraldsen ved Thon Hotel Lofoten.
Avhengig av budsjett og mål med arrangementet, så kan en sosial aktivitet gjøre en konferanse til noe helt spesielt. På en konferanse sitter man mye i ro, og da er ofte fokuset å aktivisere folk fysisk når de skal finne på noe utenom det faglige.
- Vi har hatt rebusløp, trimøkter ute, gruppearbeid ute og konkurranser av forskjellig slag. Så er det klart en del som har vinsmaking eller ølsmaking også, sier kongressjef Camilla Aasen ved Thon Hotel Oslo Airport.
Når folk blir bedre kjent og bygger relasjoner, så fører dette igjen til fornøyde medarbeidere som yter mer når de kommer tilbake til kontoret.
- Konferansegjester setter ekstra pris på det sosiale som skjer på kveldstid. Middag med god vin eller en drink i baren. Men vi arrangerer også ofte spesielle sosiale aktiviteter. Alex Rosén har blant annet vært hos oss og spritet opp konferanser. Vi har også arrangert skattejakt i Oslo sentrum, forteller Tunold.
PLASS TIL MANGE: Thon Hotel Oslo Airport med Thon Congress Gardermoen har plass til opptil 3410 deltagere på 5000 kvadratmeter. Her finnes store møterom med helt nytt AV-utstyr, en kongresshall og et nyoppusset restaurant- og barområde. Gardermoen har perfekt beliggenhet.
4. Beliggenhet
At ansatte lett skal kunne komme seg til konferansen er viktig for å spare tid og for miljøet. Om du finner et konferansesenter som ligger nærme en flyplass eller en toglinje, så har du spart ekstrakostnader på transport også.
- Beliggenheten er alfa og omega. Thon Hotel Opera ligger så sentralt som et hotell kan gjøre i Oslo. Vi har et trafikalt knutepunkt rett utenfor døren hos oss, og det er noe mange firmaer er opptatt av når de skal holde en konferanse, sier Siri Tunold.
Med pengene du har spart på transport kan du leie inn ekstra hjelp slik at du selv kan delta for fullt i både det faglige og sosiale.
MER SENTRALT BLIR DET IKKE: Like utenfor hotelldørene til Thon Hotel Opera ligger Oslos kollektivtrafikk i umiddelbarnærhet. Med få minutters gange til tog, buss, t-bane og trikk vil konferansedeltakere oppleve en sømløs reise til og fra konferansen.
5. Book en konferansevert
En konferansevert er behjelpelig med rigging og klargjøring av møtelokaler, yter service under konferansen og koordinerer mat, transport og pauser – alt for at du kan lene deg tilbake og være deltager.
- En god konferanse krever planlegging og god kontakt mellom bestiller og vår arrangementskoordinator. En konferansevert er til stede, rydder og ordner ting som gjestene ikke vet de trenger en gang. En konferansevert hos oss sørger for at alt går smidig og uten forstyrrelser, sier Tunold.
