Hybridkonferenzen: Eine Kombination aus physischem und digitalem Meeting

Die Digitalisierung ist mit Rekordgeschwindigkeit vorangeschritten, und mittlerweile gibt es zahlreiche gute Alternativen zur normalen Konferenz, sodass Sie Ihre Veranstaltung nicht ausfallen lassen müssen. Virtuelle Treffpunkte mittels Streaming von Videokonferenzen und Hybridveranstaltungen sind nur einige der Lösungen.

Bei einer Hybridveranstaltung wird ein Teil der Veranstaltung in unseren Konferenzräumen mit einem begrenzten Publikum in der Halle abgehalten, während der Rest digital stattfindet. Unsere Konferenzveranstalter kümmern sich um alle praktischen Details und sorgen dafür, dass Räumlichkeiten, Technologie, Ausstattung und das Teilnehmererlebnis den Erwartungen entsprechen.

Unsere Veranstaltungen erfüllen alle Sicherheitsanforderungen und wir befolgen die aktuellen Ratschläge und Empfehlungen der Gesundheitsbehörden zur Infektionsprävention.

Zusammen mit unseren Partnern können wir Sie bei der nahtlosen Durchführung von Hybridmeetings in mehreren Räumlichkeiten sowie bei Arrangements innerhalb der digitalen Übertragung unterstützen.  Wir garantieren Ihnen als Organisator, Moderator und Teilnehmer größtmögliche Sicherheit.

Alle Lösungen können mit einer digitalen Plattform verknüpft werden, die sowohl optisch als auch von der Größe her auf ihre Wünsche zugeschnitten werden kann und über verschiedene Funktionen wie „digital break out rooms“, Zahlungsoptionen, Interaktivität in Form von Q&As, Tests und Umfragen sowie digitale Ausstellungsmessen verfügt. Die Übertragungen können sowohl auf Websites als auch im Intranet geteilt werden.

Egal, ob Sie vom Büro, Hotelzimmer oder von zu Hause aus teilnehmen, wir haben Lösungen, die ein erstklassiges Konferenzerlebnis garantieren. Hier einige Beispiele, wie wir Ihre Veranstaltung maßschneidern und an Ihre Bedürfnisse anpassen können:

1. Kameraproduktion mit Live-Streaming ohne Schnitt

Wir stellen Techniker zur Verfügung, die Experten für Fotografie und Streaming sind. Sie können parallel zum Kamerabild Präsentationen anzeigen, und Überlagerungen sind inbegriffen. Die Lösung eignet sich für Hauptversammlungen, Fachtagungen, Workshops, interne Besprechungen und Informationstreffen mit jeweils ein bis zwei Rednern. Sowohl Einweg- als auch Zweiwegkommunikation ist möglich.

2. Kameraproduktion mit Live-Streaming inklusive Schnitt

Wir stellen Techniker zur Verfügung, die Experten für Fotografie und Streaming sind. Sie können parallel zum Kamerabild Präsentationen anzeigen, und Überlagerungen sowie Schnittbearbeitung zwischen den Bildern sind inbegriffen. Die Lösung eignet sich für Hauptversammlungen, Fachtagungen, Workshops, interne Besprechungen, Markteinführungen und Verkaufsbesprechungen mit mehreren Rednern gleichzeitig. Sowohl Einweg- als auch Zweiwegkommunikation ist möglich.

3. Kameraproduktion mit Live-Streaming inklusive Schnitt und TV-Beleuchtung

Wir stellen Techniker zur Verfügung, die Experten für Fotografie und Streaming sind. Sie können parallel zum Kamerabild Präsentationen anzeigen, und Überlagerungen, TV-Beleuchtung sowie erweiterte Schnittbearbeitung zwischen den Bildern sind inbegriffen. Die Lösung eignet sich für digitale und Hybridkonferenzen, Hauptversammlungen, Fachtagungen, Workshops, Schulungen, Markteinführungen und Gespräche mit mehreren Rednern gleichzeitig. Sowohl Einweg- als auch Zweiwegkommunikation ist möglich.

4. Multikameraproduktion mit Live-Streaming

Diese Lösung wird weitgehend an die Wünsche des Veranstalters angepasst. Wir stellen vier oder mehr Kameras zur Verfügung sowie eine Kombination aus bemannten und Remote-Einheiten. Kamerafahrten und Krankameras können integriert werden und ermöglichen dynamischere und aufregendere Aufnahmewinkel. In Kombination mit TV-Beleuchtung garantieren wir eine äußerst professionelle Produktion. Die Anzahl der Techniker richtet sich nach dem individuellen Bedarf. Die Lösung eignet sich für größere digitale und Hybridkonferenzen, Hauptversammlungen, Fachtagungen, Workshops, Schulungen, Markteinführungen und Gespräche mit mehreren Rednern gleichzeitig. Sowohl Einweg- als auch Zweiwegkommunikation ist möglich.

Endlich können wir uns wieder gemeinsam versammeln

Sich physisch an einem realen Ort zu treffen, ist nach wie vor ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung von Veranstaltungen. Kaum etwas kann die physischen Möglichkeiten ersetzen, über Augenkontakt, Gespräche und gemeinsame Erlebnisse Beziehungen aufzubauen – wir glauben allerdings, dass eine kombinierte Lösung in Zukunft immer häufiger werden könnte.

„Wir haben alle in letzter Zeit vornehmlich an Meetings über Teams, Zoom und Skype teilgenommen, und auch wenn dies in vielerlei Hinsicht gut funktioniert, kann es den menschlichen Kontakt, den man durch ein Treffen mit anderen Menschen bekommt, nicht ersetzen. Die Tatsache, dass wir kürzlich ein Treffen mit 200 Personen im Thon Hotel Oslo Airport abgehalten haben und darüber hinaus Kollegen aus anderen Orten des Landes digital dabei sein konnten, gibt dem diesjährigen nationalen Treffen eine ganz andere Dimension, als wenn wir es nur digital durchgeführt hätten. Dies zeigt, dass es selbst mit den derzeitigen Restriktionen zum Infektionsschutz möglich ist, sich zu treffen“, so der Generalsekretär der norwegischen Konservativen Høyre, Tom Erlend Skaug.

Ein digitales Teilnehmererlebnis

Virtuelle Lösungen können genauso effektiv sein wie herkömmliche Meetings und Veranstaltungen außerhalb der Welt der Technologie; sie erfordern allerdings eine professionelle Organisation. Viele meinen, es würde genügen, eine Kamera aufzustellen und das Geschehen vor Ort zu filmen, um die digitalen Konferenzteilnehmer mitzunehmen und zu stimulieren. So ist es aber nicht. Egal, welche Art von digitalem Event Sie veranstalten wollen: Es ist wichtig, auf eine gute Ausrichtung und gute Inhalte zu setzen – nur so können Sie auch den Konferenzteilnehmer, der im Homeoffice sitzt, für sich gewinnen.

Eine Hybridveranstaltung unter der Leitung eines professionellen Konferenzveranstalters gewährleistet eine höhere Qualität bei Audio- und Video-Übertragungen sowie Login, so dass ganze Büros oder Auditorien in anderen Teilen des Landes ohne technische Probleme teilnehmen können. Dies bietet ein besseres Teilnehmererlebnis, als wenn sowohl Redner als auch Teilnehmer mit unterschiedlicher digitaler Kompetenz und Gerätequalität im Home Office sitzen.

Vertrauen Sie uns die Organisation Ihrer nächsten Hybridveranstaltung an

Wenn Sie feststellen, dass eine gewöhnliche Durchführung des Meetings oder der Konferenz Ihres Unternehmens in der jetzigen Zeit Herausforderungen mit sich bringen kann, sollten Sie eine Hybridveranstaltung in Betracht ziehen. Legen Sie die Sorgen um geänderte Restriktionen zum Infektionsschutz ad acta und tragen Sie dazu bei, dass Teilnehmern und Rednern sich sicher fühlen. 

Kombinieren Sie die physische und digitale Konferenz ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen. Wir garantieren Ihnen ein ungetrübtes Teilnehmererlebnis, unabhängig davon, ob Sie physisch oder digital an den Vorträgen teilnehmen, und helfen Ihnen dabei, die geographischen Begrenzungen mit modernster Videokonferenztechnologie und exzellentem Service zu überwinden.

Kontaktieren Sie uns unter für ein unverbindliches Gespräch.

Gesundheit und Sicherheit haben bei uns oberste Priorität. Aus diesem Grunde arbeiten wir derzeit an der Entwicklung zukunftsweisender Veranstaltungslösungen, um Ihnen die bestmögliche Erfahrung zu bieten, Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden und zugleich die geltenden Restriktionen einhalten zu können.

Studio im Thon Hotel EU

Zusammen mit unseren Partnern bieten wir Ihnen jetzt eine auf Ihre Veranstaltung zugeschnittene digitale Plattform mit sämtlichen Elementen, die Sie zur Durchführung einer Hybridveranstaltung benötigen.

Um den Anforderungen zukünftiger virtueller und hybrider Veranstaltungen gerecht zu werden, haben wir im Thon Hotel EU ein brandneues Studio eingerichtet.  Aber damit nicht genug: Wir beraten und unterstützen Sie auch bei der Planung, damit Ihre Veranstaltung auf allen Ebenen ein voller Erfolg wird.

• Das Studio ist bereits fertiggestellt, und Sie sind herzlich eingeladen, sich vor Ort umzusehen.
• Wir bieten zwei verschiedene Layouts (sowie weitere auf Anfrage): ein eher formelles Layout sowie ein „Talkshow“-Layout mit LED-Uplights, digitalen Lautsprechertischen und einem farbigen Hintergrund.
• Darüber hinaus bieten wir Pakete mit unterschiedlichen Audio- und Videooptionen – weil jede Veranstaltung einzigartig ist.
• Während der Veranstaltung ist stets ein Techniker vor Ort, um technische Probleme zu vermeiden.
• Das Studio kann überdies individuell angepasst, für Gäste geöffnet oder nur für virtuelle Veranstaltungen gebucht werden.
• Unser Team ist rund um die Uhr für Sie da, um sich um die Details zu kümmern und Informationen weiterzuleiten, und ist auch am Veranstaltungstag vor Ort.

Wir wissen, dass wir flexibel, offen für neue Technologien und stets verfügbar sein müssen. Vertrauen Sie uns die Organisation Ihrer nächsten Hybridveranstaltung in unseren hochmodernen Konferenzräumen in Brüssel an.

Senden Sie eine E-Mail an oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter der Nummer +32 2700 78 78.

Wir verfügen auch über weitere Konferenzräume in Brüssel, in denen hybride und virtuelle Meetings ebenso willkommen sind. Unser engagiertes Team steht ihn gern zur Verfügung und kümmert sich um alle notwendigen Details.

So löste man die Leiterkonferenz sowohl physisch als auch digital

Bei der Organisation der diesjährigen Leiter- und Trainingskonferenz dachte der norwegische Schwimmverband in neuen Bahnen. 130 Personen nahmen physisch an der Konferenz im Thon Hotel Arena teil, während weitere 700 Personen im ganzen Land die Live-Übertragung verfolgten.

„Wir vom Norwegischen Schwimmverband veranstalteten eine Trainer- und Leiterkonferenz mit 130 Personen im Thon Hotel Arena. Die Konferenz selbst wurde live gestreamt und von insgesamt 700 einzelnen Benutzern verfolgt“, erzählt Generalsekretär Bjørn Soleng.

Fokus auf Technologie und Infektionsschutz

Die Konferenz war ein Erfolg – auch für diejenigen, die digital daran teilnahmen.

„Wir haben großartige Rückmeldungen erhalten – sowohl von denen, die im Hotel anwesend waren, als auch von denen, die die Sendung digital verfolgt haben. Die Technologie funktionierte einwandfrei, und die Infektionsprävention war völlig unproblematisch“, so Soleng.

Thon Hotels befolgte alle Ratschläge und Empfehlungen der Gesundheitsbehörden, und der norwegische Schwimmverband war mit den Infektionsschutzmaßnahmen zufrieden.

„Das Hotel hatte an verschiedenen Stationen Händedesinfektion bereitgestellt, und wir verteilten selbst auch Flaschen mit Händedesinfektion, so dass die Teilnehmer doppelt versorgt waren. Das Thon Hotel Arena ist sehr geräumig, daher war es einfach, gebührenden Abstand zu halten. Es gab deutliche Abstandsmarkierungen und die Mitarbeiter informierten im Voraus über die Infektionsschutzmaßnahmen.

Gute kulinarische Erlebnisse

Die Konferenz des norwegischen Schwimmverbandes erstreckte sich über mehrere Tage, und den Teilnehmern wurden Frühstück, Mittag- und Abendessen serviert.

„Unser Motto lautet ‚Gemeinsam zurück‘, und bei der Konferenz ging es um Inklusion, Zusammenhalt und Motivation. Die Konferenz dauerte drei Tage, und wir veranstalteten sowohl eine Preisverleihung als auch eine Galadinner im Hotel.“

Unterstützung für die Tourismusbranche

Soleng sagt auch, dass die Tourismusbranche eine wichtige Branche ist.

„Wir haben guten Service genossen, und es war eindeutig, dass die Mitarbeiter des Hotels sich freuten, wieder loslegen zu können. Wir freuen uns, einen kleinen Beitrag zur Tourismusbranche leisten zu können, die auch für uns von Bedeutung ist. Es war schön und wertvoll, sich wieder gemeinsam treffen zu können.