Met een publiek online event, wordt de visibiliteit beter en bedrijven kunnen een nieuw publiek bereiken. Met het algoritme van sociale media, enkele advertenties en mailings, kunnen honderden en zelfs duizenden mensen een event volgen dat ze interessant vinden.
Hoe is dit type event te organiseren? Voor maart 2020, organiseerden bedrijven soms hybride events om mensen vanop afstand uit te nodigen, maar het belangrijkste idee van een event was om mensen te verzamelen op dezelfde plek om een connectie tussen de mensen te creëren. Door de huidige gezondheidscrisis moesten bedrijven creatief worden om hun eigen personeel samen te brengen, maar ook om de connectie met klanten te behouden en nieuwe contacten te bereiken. Het tijdperk van het virtuele evenement is begonnen.
In de horeca, event- en locatie-industrie heeft elk merk een virtueel event gecreëerd om aan te tonen dat het mogelijk is om dit type event op hun locatie te organiseren, met respect voor het sanitaire protocol en hoe zij u hiermee kunnen assisteren. Maar na bijna een jaar weten de meeste bedrijven hoe ze dit moeten organiseren. Ook in alle eerlijkheid, zijn de meeste mensen geen grote fan meer van virtuele bedrijfsevenementen. Ze missen de sociale interactie. Voor het sales team is dit echter de enige manier om hun klanten te bereiken. De belangrijkste vraag is; hoe de interesse te wekken van de mensen? Hoe er voor te zorgen dat ze zich registreren voor uw event?
Hybride conferenties: Een combinatie van fysiek en digitaal
Eric Boschman s’invite dans votre salon
Het team van Thon Hotels Brussels heeft hun eerste virtuele event georganiseerd met Eric Boschman: Eric Boschman s’invite dans votre salon (in het Nederlands: Eric Boschman in uw woonkamer). Het event was een virtuele proeverij. Eric Boschman is een gekende voedsel- en drankenspecialist op radio en TV in België. Thon Hotels besliste om hem uit te nodigen omdat hij de wijnspecialist was bij de opening van het Stanhope Hotel Brussels. Zijn naam is zelfs vermeld in de valse bibliotheek in de lift van het Stanhope Hotel.
Tijdens de proeverij testten Eric Boschman en de marketingverantwoordelijke van Brussel het Belgische bier van Thon: “het Thonner’ke” (gemaakt enkel voor Thon Hotels Brussels in een kleine brouwerij), Noorse zalm gerookt in België en vele andere producten. Door middel van deze producten spraken ze over Thon Hotels, België en Noorwegen.
Met betrekking tot het technische deel, werkte Thon Hotels met hun vaste leverancier. Deze kent het hotel al en bouwde de virtuele studio in Thon Hotel EU. Zij zorgden voor de live stream, video en geluid.
Het idee en organisatie
Om hun klanten aan te trekken, was het eerste idee van het event om te spreken over Belgische en Noorse voeding en dranken. Thon Hotels Brussels is gelegen in België maar is een Noorse keten, dus beide culturen zijn belangrijk in hun hotels. Het tweede idee was om plezier aan de klanten te brengen, niets te serieus maar amusement na een thuiswerkdag. Het doel was ook om over het merk “Thon” te spreken zonder een verkoopspraatje te houden. Vandaag de dag moeten bedrijven focussen om de connectie met de klant te behouden, omdat iedereen de hele dag thuis moet blijven. Het laatste idee was om de studio van Thon Hotel EU te tonen en hoe virtuele events georganiseerd kunnen worden bij Thon Hotels in Brussel.
Omdat het belangrijskte doel was om klanten uit te nodigen, was communicatie erg belangrijk. Ze verzonden mailings naar het juiste publiek, creëerden een publiek event op Facebook, maakten verschillende posts op sociale media en verspreidden ze de uitnodiging via collega’s, vrienden en familie. Om de klanten nog meer te betrekken, ontvingen de eerste 25 ingeschreven deelnemers een pakket met alle voeding en dranken die tijdens de show geproefd werden. Het idee hierachter was om een cadeau te sturen om mensen aan te moedigen om zich in te schrijven en meer zichtbaar te zijn. Tijdens dit type event is ook de chat belangrijk, om live te antwoorden op vragen en te communiceren met de deelnemers. Het echte succes van dit event was de visibiliteit op sociale media en de berichten dat het sales team voor en na de proeverij ontvingen. Wat is er beter om opnieuw te verbinden met de klanten?
