Conférences hybrides : une combinaison physique et numérique

La numérisation s’est développée à une vitesse record, et il existe désormais de nombreuses alternatives satisfaisantes à la conférence ordinaire – ainsi, vous n’êtes pas obligé de reporter. Les lieux de réunion virtuels via la visioconférence en streaming ou les événements hybrides font partie de la solution.

Lors de la mise en œuvre d’un événement hybride, une partie de l’événement aura lieu dans nos salles de conférence avec un public limité dans la salle, tandis que le reste se fera numériquement. Nos services conférences s’occupent de tous les détails pratiques et veillent à ce que les locaux, la technologie, la fourniture d’équipements et le parcours des participants répondent aux attentes.

Nos événements répondent à toutes les exigences de sécurité et nous suivons les conseils et recommandations actuels des autorités sanitaires en matière de contrôle des infections.

En collaboration avec nos partenaires, nous pouvons vous aider à organiser des réunions hybrides sans souci dans plusieurs locaux ainsi que des événements en télédiffusion.  Nous garantissons la tranquillité d’esprit de chacun en tant qu’organisateur, président de réunion et participant.

Toutes les solutions peuvent être reliées à une plate-forme numérique qui peut être adaptée à vos souhaits à la fois visuellement et en termes de taille, et qui dispose de plusieurs fonctions comme les « salles de pause numériques », les options de paiement, l’interactivité sous forme de questions-réponses, de quiz et de sondages, et les salons virtuels. Les émissions peuvent être partagées sur des sites Web et des intranets.

Que vous y assistiez depuis le bureau, la chambre d’hôtel ou chez vous, nous avons des solutions qui garantissent une expérience de conférence de premier ordre. Voici quelques exemples de la manière dont nous pouvons personnaliser votre événement et l’adapter sur mesure en fonction de vos besoins :

1. Fourniture de caméras avec diffusion en direct sans montage

Nous mettons à votre disposition des techniciens experts en photographie et en streaming. Vous pouvez afficher des présentations en parallèle avec l’image de la caméra, et la superposition est incluse. Cette solution convient pour les assemblées générales, les journées thématiques, les ateliers, les réunions internes et les réunions d’information avec 1 à 2 intervenants à la fois. Possibilité de communication unidirectionnelle et bidirectionnelle.

2. Fourniture de caméras avec diffusion en direct, montage inclus

Nous mettons à votre disposition des techniciens experts en photographie et en streaming. Vous pouvez afficher des présentations en parallèle avec l’image de la caméra, et la superposition et le montage entre les images sont inclus. Cette solution convient pour les assemblées générales, les journées thématiques, les ateliers, les réunions internes, les lancements et les réunions de vente avec plusieurs intervenants à la fois. Possibilité de communication unidirectionnelle et bidirectionnelle.

3. Fourniture de caméras avec diffusion en direct, montage et éclairage TV inclus

Nous mettons à votre disposition des techniciens experts en photographie et en streaming. Vous pouvez afficher des présentations en parallèle avec l’image de la caméra, et la superposition, l’éclairage TV et le montage avancé entre les images sont inclus. Cette solution convient pour les conférences hybrides et numériques, les assemblées générales, les journées thématiques, les ateliers, les formations, les lancements et les entretiens avec plusieurs intervenants à la fois. Possibilité de communication unidirectionnelle et bidirectionnelle.

4. Fourniture de caméras avec diffusion en direct

Cette solution est largement adaptée aux souhaits de l’organisateur. Nous mettons à disposition quatre caméras ou plus – et une combinaison d’unités avec équipe et à distance. Une caméra sur roues et grue est possible, ce qui permet d’obtenir des angles de caméra plus dynamiques et intéressants. En association avec un éclairage TV, nous garantissons une production très professionnelle. Le recrutement de techniciens est effectué si besoin. Cette solution convient pour les conférences hybrides et numériques de nature importante, les assemblées générales, les journées thématiques, les ateliers, les formations, les lancements et les entretiens avec plusieurs intervenants à la fois. Possibilité de communication unidirectionnelle et bidirectionnelle.

Enfin, nous pouvons nous réunir à nouveau

Se réunir physiquement dans un lieu réel constituera toujours une partie importante de la tenue d’événements. Peu de choses peuvent remplacer les opportunités physiques de nouer des relations par le biais d’un contact visuel, de conversations et d’expériences partagées – mais nous pensons qu’une solution combinée pourrait devenir de plus en plus courante à l’avenir.

– Nous avons tous participé à de nombreuses réunions via Teams, Zoom et Skype ces derniers temps, et bien que cela puisse servir à beaucoup de choses, cela ne peut pas remplacer le contact humain que l’on a en rencontrant d’autres personnes. Le fait que nous étions 200 personnes à nous réunir à Thon Hotel Oslo Airport, et qu’en plus nous avons pu faire participer numériquement nos collègues d’autres régions dans tout le pays, a donné à la réunion nationale de cette année une dimension complètement différente de ce qu’elle aurait été si nous avions dû l’organiser seulement numériquement. Cela montre qu’il est possible de se retrouver, même avec les restrictions sanitaires qu’il nous faut respecter aujourd’hui, déclare le secrétaire général du Parti conservateur, Tom Erlend Skaug.

Une expérience numérique

Les solutions virtuelles peuvent être aussi efficaces que les réunions et événements traditionnels en dehors du monde de la technologie, mais cela nécessite qu’elles soient organisées de manière professionnelle. Beaucoup de gens pensent que mettre en place une caméra et filmer ce que l’on devrait voir physiquement est suffisant pour activer et stimuler les participants numériques de la conférence. Ce n’est pas vrai. Quel que soit le type d’événement numérique que vous souhaitez organiser, il est important de se concentrer sur la qualité de la réalisation et du contenu – ceci afin d’intéresser le participant qui se trouve à son bureau chez lui.

Un événement hybride sous les auspices d’un animateur de conférence professionnel sera en mesure de fournir un son, une vidéo et une connexion de meilleure qualité, de sorte que des bureaux ou des auditoriums entiers situés dans d’autres régions du pays pourront participer sans problèmes techniques. Cela offrira une meilleure expérience aux participants que lorsque les intervenants et les participants sont chez eux à leur bureau avec des compétences numériques et une qualité d’équipement variables.

Laissez-nous organiser votre prochain événement hybride

Si vous estimez que la mise en œuvre ordinaire d’une réunion ou d’une conférence pour votre entreprise peut présenter des défis dans la période que nous vivons, vous devriez envisager un événement hybride. Libérez-vous des inquiétudes relatives aux nouvelles directives sanitaires et rassurez les participants et les intervenants. 

Combinez la conférence physique et numérique comme vous le souhaitez. Nous garantissons la même qualité d’expérience aux participants, que vous assistiez aux conférences physiquement ou numériquement, et vous aidons à résoudre les limites géographiques grâce à une technologie de visioconférence de pointe et un excellent service.

Contactez-nous à pour une discussion sans engagement.

Nos priorités étant la santé et la sécurité de nos clients et de notre personnel, nous mettons en place aujourd’hui ce qui vous permettra de réaliser des évènements dans les prochains mois. Afin de vous offrir la meilleure expérience, de répondre à vos besoins et de respecter les nouvelles restrictions, nous nous adaptons en élaborant de nouvelles façons d’organiser des événements.

Studio du Thon Hotel EU

En collaboration avec nos partenaires, nous sommes désormais en mesure de proposer la plateforme numérique dont votre événement a besoin, et ceci avec tous les éléments nécessaires à la réalisation d’un événement hybride.

Nous avons créé un tout nouveau studio au Thon Hotel EU afin de satisfaire tous les futurs événements virtuels et hybrides.  Et plus important que tout, nous pouvons vous aider et vous guider dans la planification du meilleur événement qui soit.

• Le studio est déjà prêt et vous êtes les bienvenus pour le visiter.
• Nous proposons deux configurations différentes (et plus sur demande) : une plus formelle, et une pour « talk-shows » avec éclairage LED, barres de son numériques et fond coloré.
• Nous proposons des forfaits avec différentes options audio et vidéo car chaque événement est différent.
• Un technicien sera toujours présent à l’événement pour éviter les problèmes techniques.
• Le studio peut être personnalisé davantage, ouvert aux invités ou réservé uniquement pour des événements virtuels.
• Notre équipe est toujours disponible pour s’occuper des détails, envoyer des informations et être sur place le jour de l’événement.

Nous savons que nous devons être flexibles, ouverts aux nouvelles technologies et toujours disponibles. Laissez-nous organiser votre prochain événement hybride dans nos locaux de conférence ultramodernes à Bruxelles.

Contactez-nous de préférence par e-mail  ou par téléphone +32 2700 78 78

Nous disposons également d’autres locaux de conférence à Bruxelles qui sauront accueillir des réunions hybrides et virtuelles. Notre équipe dédiée est disponible pour vous donner tous les détails dont vous avez besoin.

Voici comment ils ont résolu la conférence des dirigeants physiquement et numériquement

Norges Svømmeforbund (la fédération norvégienne de natation) a réfléchi à une manière nouvelle d’organiser la conférence des dirigeants et des entraîneurs de cette année. 130 personnes ont assisté physiquement à la conférence qui s’est tenue à Thon Hotel Arena, tandis que 700 personnes ont suivi sa diffusion en direct dans tout le pays.

– Nous, Norges Svømmeforbund avons organisé une trener- og lederkonferanse avec 130 personnes chez Thon Hotel Arena. La conférence elle-même a été diffusée en direct et 700 utilisateurs uniques au total ont suivi notre émission, a déclaré le secrétaire général Bjørn Soleng.

Focus sur la technologie et le contrôle des infections

La conférence a été un succès – également pour ceux qui l’ont vue numériquement.

- Nous avons eu d’excellents retours - à la fois de ceux qui étaient présents à l’hôtel, mais aussi de ceux qui ont suivi l’émission numériquement. La technologie a parfaitement fonctionné et l’aspect sanitaire n’était pas du tout problématique, dit Soleng.

Thon Hotels suit tous les conseils et recommandations des autorités sanitaires et Norges Svømmeforbund s’en est trouvée satisfaite.

– L’hôtel avait disposé des flacons de solution antibactérienne à différents endroits, et nous avons également distribué nous-mêmes des flacons pour que les gens puissent doubler l’application. Thon Hotel Arena est un très grand hôtel, il était donc facile de garder une bonne distance. Les marquages de distance étaient claires et les employés ont fait des présentations préalablement sur les mesures sanitaires à respecter.

Belles expériences culinaires

La conférence de Norges Svømmeforbund a duré plusieurs jours et le petit déjeuner, le déjeuner et le dîner ont été servis aux participants.

« Notre slogan est « De retour ensemble » et la conférence portait sur l’inclusion, l’unité et la motivation. La conférence a duré trois jours et nous avons eu aussi une cérémonie de remise des prix et un dîner de gala à l’hôtel.

Nous souhaitons soutenir le secteur du tourisme

Soleng déclare également que le secteur du tourisme est une activité importante.

– Nous avons bénéficié d’un excellent service, et il était très clair que les employés de l’hôtel étaient heureux de reprendre le travail. Nous trouvons qu’il est bien agréable de contribuer un peu à aider le secteur du tourisme, qui est également une industrie importante pour nous. C’était beau et précieux de se réunir à nouveau.