Conditions générales de vente

1. Introduction, définitions et champ d’application

Thon Hotels s’engage à fournir la meilleure offre possible et à satisfaire tous ses clients. Les présentes conditions générales (« Conditions générales ») régissent la relation contractuelle entre Thon Hotels et le Client qui achète des services auprès de Thon Hotels.

« Thon Hotels » est une chaîne d’hôtels et de destinations détenues et/ou exploitées par le groupe Olav Thon (numéro d'immatriculation : 988 969 656). Dans les présentes Conditions générales, « Thon Hotels », désigne un ou plusieurs des hôtels ou destinations de la chaîne exploités sous la marque Thon Hotels, y compris des entreprises juridiquement distinctes et indépendantes exploitées sous la marque.

Le « Client » est la ou les personnes qui achètent/louent des locaux, chambres/contingents de chambres, services, etc. chez Thon Hotels dans le cadre de réunions, de cours et de conférences. Le Client est la personne responsable de la réservation d'un événement.

« Événement » désigne un événement de réunion, de cours et de conférence, une réception et/ou la réservation d’un contingent de chambres, etc.

Le terme « contingent de chambres » désigne la réservation de deux chambres d’hôtel ou plus lors de la conclusion d’un Contrat.

Le terme « Participants » désigne toute personne prenant part à un Événement sur invitation du Client.

Le terme « Contrat » désigne l'accord conclu entre Thon Hotels et le Client, et qui contient les détails concrets d’un Événement. Un Contrat peut être conclu, par exemple, par une commande, une correspondance entre les parties, un document contractuel ou une proposition de solution émise par Thon Hotels et acceptée, etc.

Le terme « Contat à long terme » désigne un Contrat récurrent portant sur deux Événements ou plus (le terme Contrat est utilisé comme désignation générique – il est précisé si une disposition ne s’applique qu’aux Contrats à long terme).

Les Conditions générales s’appliquent à tous les Événements réservés par le Client auprès de Thon Hotels. Les stipulations particulières du Contrat prévalent sur les Conditions générales.

2. Obligations du Client avant un Événement

Au plus tard 14 jours avant l’Événement, le Client doit communiquer à Thon Hotel toutes les informations définitives liées audit Événement, telles que le programme, la liste des participants, le choix du menu et des vins, l'organisation des pauses, et les aspects techniques, etc. Il s'agit d'une condition très importante pour garantir la réussite de la mise en œuvre.

Les heures d’arrivée et de départ doivent être communiquées à l’avance.

Toutes conditions particulières, telles que l’emplacement des cadeaux, l’utilisation d’équipements spéciaux, la mise en place de décorations et d’affiches, le levage de drapeaux ou la signalisation, doivent être préalablement approuvées par Thon Hotels.

3. Disposition des chambres d’hôtel et des salles de réunion

Les chambres d’hôtel sont normalement prêtes à partir de 15 h 00 le jour de l’arrivée. La chambre est disponible jusqu’à 12 h 00 le jour du départ. Si nécessaire, un départ tardif peut être convenu individuellement, moyennant paiement.

Les salles de réunion sont normalement disponibles entre 8 h 00 et 17 h 00, sauf disposition contraire prévue au Contrat.

Vérification de l’identité lors du check-in :

Tous les clients de plus de 18 ans doivent présenter une pièce d’identité valide lors du check-in. Cette mesure a été mise en place pour améliorer la sécurité et la sûreté de nos clients et de notre personnel. La vérification de l’identité de chaque visiteur permet de prévenir les accès non autorisés et de réduire le risque d’activités criminelles. 

4. Utilisation des locaux de Thon Hotel par le client

Le Client doit traiter les locaux et l'ensemble de la propriété avec soin. Les activités du Client ne doivent pas gêner les autres clients ni les voisins en raison de la poussière, du bruit, des odeurs, de vibrations ou de tout autre trouble. Il est interdit de fumer. Le Client doit s’assurer que le niveau sonore est maintenu à un niveau acceptable et que tous les Participants respectent les heures convenues pour la fin des réunions, du service, de la musique et de la danse.

Le Client n'est pas autorisé à apporter ses propres aliments et boissons dans les locaux de Thon Hotels.

Tout équipement apporté par le Client doit être retiré immédiatement après un Événement. Thon Hotels se réserve le droit de retirer et de stocker tout équipement aux frais du Client, sauf accord contraire.

5. Prix et conditions de paiement

Le Contrat prévoit des prix fixes tant pour l'organisation d’un Événement que pour les commandes à quantité déterminée (« Rémunération convenue »). Les biens et services à quantités totalement ou partiellement variables sont facturés après un Événement selon la liste de prix en vigueur, sauf disposition contraire du Contrat. La Rémunération convenue est contraignante pour les deux parties, sauf accord contraire ou stipulation contraire dans les Conditions générales.  

Tous les prix sont exprimés en couronnes norvégiennes hors TVA, sauf indication contraire dans une liste de prix/offre spécifique liée à l’Événement. Thon Hotels applique la TVA dans la mesure où tout ou partie des services fournis est assujetti à la TVA. Thon Hotels spécifie normalement dans l’offre au Client si le prix inclut la TVA.

Sauf accord spécifique contraire dans le Contrat, le Client est tenu de payer 100 % de la Rémunération convenue au plus tard 14 jours avant un Événement.

Thon Hotels se réserve le droit de facturer un montant correspondant à 10 % de la Rémunération convenue lors de la conclusion d’un Contrat, sauf accord contraire spécifique dans le Contrat (« Montant minimum garanti »). Le montant minimum garanti n’est pas remboursé en cas d’annulation.

Le crédit doit être convenu au préalable. Si un crédit a été convenu, la facture est envoyée dès la réalisation d’un Événement, avec une échéance de 14 jours. Pour les Contrats à long terme avec crédit, le montant convenu est exigible 14 jours après chaque Événement.

Thon Hotels se réserve le droit d’ajuster les prix chaque année au 1er janvier en fonction des éventuelles augmentations de l’indice des prix à la consommation de l’année précédente, sauf disposition contraire prévue au Contrat. En outre, Thon Hotels se réserve le droit d’ajuster les prix en raison de l’augmentation des coûts liés à l’achat de biens et de services, à l’augmentation des impôts et taxes ou de circonstances indépendantes de la volonté de Thon Hotels. Thon Hotels peut également ajuster les listes de prix et la Rémunération convenue si la date ou l’étendue d’un Événement est modifiée par le Client.

En cas de retard de paiement, des intérêts de retard sont dus conformément à la loi sur les intérêts de retard. Des frais de 95 couronnes norvégiennes seront appliqués au titre de la facturation. En cas de retard de paiement, le crédit convenu est annulé. Aucune facture n’est envoyée aux entreprises étrangères.

6. Annulation

Un Contrat est définitif et contraignant. En principe, le Client ne peut pas annuler ou modifier un Contrat ou un Événement, sauf si le Contrat concerné confère un tel droit au Client.  Les annulations doivent être notifiées par écrit à l’hôtel. Les délais d’annulation sont liés à chaque événement et figurent dans le contrat. Ils doivent être interprétés comme suit : plus la date de début/d’arrivée de l’événement est proche, moins l’événement ou le nombre de participants peut être annulé sans frais. La non-participation d’un ou de plusieurs participants à des événements prévus ne donne pas droit à une réduction de prix. Veuillez consulter les conditions générales d’annulation ci-jointes à la dernière page.

Ce qui suit s’applique spécifiquement au Thon Hotel Oslo Airport

Conditions d’annulation en cas de valeur du contrat supérieure à 2 000 000 NOK, hors TVA
330 jours – 100 %
220 jours – 50 %
120 jours – 25 %
60 jours – 10 %
45 jours – 5 %
1 jour avant l’arrivée – 2 participants

7. Annulation de Contrats à long terme

Un Événement relevant d'un Contrat à long terme peut être annulé moyennant un préavis écrit adressé à Thon Hotels dans les 11 mois précédant l’Événement. Thon Hotels se réserve le droit de modifier la Rémunération convenue et les autres conditions applicables aux Événements restants, en cas d'annulation d'un ou plusieurs Événements par un Contrat à long terme. 

Les prix s’entendent sur la base d’une commande groupée et d’une facturation conjointe. Dans le cadre de contrats pluriannuels, l’hôtel se réserve le droit de modifier le Contrat à long terme si l’événement diffère considérablement de la solution proposée initialement, y compris par un ajustement des prix, un changement de lieu ou de salle de réunion, etc. Pour les contrats pluriannuels, Thon Hotels se réserve le droit d’ajuster les prix en fonction de l’augmentation annuelle de l’indice des prix à la consommation.

8. Souhait du client de modifier un événement

Le Client doit notifier le plus tôt possible toute circonstance pouvant avoir une incidence sur l’exécution d’un Événement.

En principe, le client n’a pas le droit de modifier un événement, mais Thon Hotels essaie toujours d’adapter l’organisation dans la mesure du possible. 

En cas de demande de modification, le Client doit en informer Thon Hotels par e-mail. Une modification de plus de 20 % entraîne généralement une augmentation du prix.

9. Droit de Thon Hotels à la modification, au déplacement, à l’annulation et à la résiliation

Thon Hotels se réserve le droit d’annuler un Événement si le Client ne remplit pas ses obligations en vertu du Contrat et des Conditions générales. Un Contrat peut être résilié par Thon Hotels en cas de manquement substantiel de la part du Client. Thon Hotels se réserve le droit, si nécessaire, d’apporter des modifications concernant un Événement dès lors que celles-ci n'ont pas d'incidence significative sur le Contrat ou sur l'Événement. Par exemple, Thon Hotels peut apporter des modifications à l’aménagement convenu des locaux, chambres et autres installations en cas de modification du nombre de participants ou de circonstances imposant un ajustement de l’aménagement. 

En cas de bsoin urgent de réorganisation ou de réaffectation des capacités, de mise à niveau, de rénovation ou de réparation d’un hôtel mentionné dans le Contrat, Thon Hotels se réserve le droit d’adapter l'Événement en conséquence, y compris en le transférant vers un autre hôtel de la même région disposant d'installations équivalentes.

Thon Hotels se réserve également le droit de transférer un Événement vers un autre hôtel de niveau équivalent dans la même destination si cela s’avère nécessaire, notamment en raison d’une mise à niveau, d’une rénovation, d’une réparation ou d’autres circonstances particulières ayant une incidence importante sur la réalisation et dont Thon Hotels n’avait pas connaissance au moment de la conclusion du Contrat. Un tel déménagement doit être notifié par écrit au plus tard 14 jours avant un Événement.

10. Santé, sécurité et environnement

Toutes les formes d’installations et de suspensions doivent répondre aux exigences applicables en matière de santé, d’environnement, de sécurité et d’incendie, et être approuvées au préalable par Thon Hotels.

11. Responsabilité du Client pour les coûts à la charge de chaque Participant

Le Client est tenu d’informer tous les Participants des frais qu’ils doivent supporter eux-mêmes et des frais éventuellement pris en charge par le Client. Si un Participant ne paie pas les frais que le Participant doit payer, le Client est responsable du règlement direct à Thon Hotels sur demande de Thon Hotels.

L’absence d’un ou de plusieurs Participants ne donne pas droit à une réduction de prix.

12. Responsabilité en cas de dommages, de vol, etc.

Le Client est responsable de tous les dommages causés aux biens/locaux/propriétés/équipements de Thon Hotel occasionnés par le Client lui-même ou par les personnes invitées par ou au service du Client, ainsi qu’aux Participants, exposants, fournisseurs, sous-traitants et/ou autres personnes que le Client a invités/autorisés à accéder aux locaux et chambres de Thon Hotel.

Thon Hotels n’est pas responsable des dommages ou du vol de biens que le Client ou d’autres personnes apportent dans les locaux de Thon Hotels. Thon Hotels recommande au Client de souscrire sa propre assurance. Le client est également responsable de ses propres installations techniques et des dommages matériels ou corporels qu'elles peuvent occasionner. Lors de la remise des clés des locaux/pièces, le destinataire est responsable de la surveillance ou du verrouillage des locaux/pièces.

Thon Hotels décline toute responsabilité en cas de dommages corporels dans la mesure permise par le droit impératif. La limitation de responsabilité ne s’applique pas à la négligence grave de la part d'employés de Thon Hotels. Thon Hotels a une assurance responsabilité civile.

13. Cession d’un Contrat

Le Client ne peut céder le Contrat sans l’accord écrit de Thon Hotels.

14. Force majeure

Les parties ne sont pas responsables de tout manquement ou retard causé par des circonstances indépendantes de leur volonté, telles que des conditions météorologiques exceptionnelles, un incendie, des éléments naturels, grèves, lock-outs, blocus, actes de guerre, terrorisme, épidémie, pandémie ou troubles civils, à condition que le manquement ne soit pas imputable à la partie elle-même ou qu’il n’aurait pas pu être évité par des mesures raisonnables. 

15. Plaintes

Le Client doit adresser toute réclamation par écrit à Thon Hotels dès que le Client a pris connaissance des circonstances en question, et dans tous les cas au plus tard 14 jours après un Événement.

Annexes : délais d’annulation pour les chambres d’hôtel et les participants.

Renvoie au point 6. Délais généraux d’annulation des chambres d’hôtel selon la taille de l’hôtel.

Nombre de jours avant le début	Part pouvant être annulée sans frais	Hôtels avec jusqu’à 100 chambres	Hôtels avec jusqu’à 200 chambres	Hôtels avec plus de 200 chambres
30 jours avant le début	100 % de la commande restante	Jusqu’à 20 chambres d’hôtel	Jusqu’à 40 chambres d’hôtel	Jusqu’à 80 chambres d’hôtel
29 à 14 jours avant le début	50 % de la commande restante
13 à 7 jours avant la date d’arrivée	25 % sur la commande restante
6 à 1 jours avant le début	5 % de la commande restante

Nombre de jours avant le début	Part pouvant être annulée sans frais	Hôtels avec jusqu’à 100 chambres	Hôtels avec jusqu’à 200 chambres	Hôtels avec plus de 200 chambres
60 jours avant le début	100 % de la commande restante	Jusqu’à 40 chambres d’hôtel	Jusqu’à 80 chambres d’hôtel	Jusqu’à 150 chambres d’hôtel
59 à 30 jours avant le début	50 % de la commande restante
29 à 15 jours avant le début	25 % sur la commande restante
14 à 7 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant l’arrivée	2 chambres d'hôtel

Nombre de jours avant le début	Part pouvant être annulée sans frais	Hôtels avec jusqu’à 100 chambres	Hôtels avec jusqu’à 200 chambres	Hôtels avec plus de 200 chambres
90 jours avant le début	100 % de la commande restante	Jusqu’à 80 chambres d’hôtel	Jusqu’à 200 chambres d’hôtel	Jusqu’à 250 chambres d’hôtel
89 à 45 jours avant le début	50 % de la commande restante
44 à 30 jours avant le début	25 % sur la commande restante
29 à 15 jours avant le début	10 % sur la commande restante
14 à 7 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant l’arrivée	2 chambres d'hôtel

Nombre de jours avant le début	Part pouvant être annulée sans frais	Hôtels avec jusqu’à 100 chambres	Hôtels avec jusqu’à 200 chambres	Hôtels avec plus de 200 chambres
120 jours avant le début	100 % de la commande restante	Jusqu’à 200 chambres d’hôtel	Plus de 200 chambres d’hôtel	Jusqu’à 400 chambres d’hôtel
119 à 60 jours avant le début	50 % de la commande restante
59 à 30 jours avant le début	25 % sur la commande restante
29 à 15 jours avant le début	10 % sur la commande restante
14 à 7 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant l’arrivée	2 chambres d'hôtel

Nombre de jours avant le début	Part pouvant être annulée sans frais			Hôtels avec plus de 200 chambres
180 jours avant le début	100 % de la commande restante			Plus de 400 chambres d’hôtel
179-120 jours avant le début	50 % de la commande restante
119 à 60 jours avant le début	25 % sur la commande restante
59 à 30 jours avant le début	10 % sur la commande restante
29 à 7 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant l’arrivée	2 chambres d'hôtel

Annulation des participants à un événement :

Jusqu’à 15 participants au total	Part de la commande totale pouvant être annulée
Nombre de jours avant le début de l’événement	Part pouvant être annulée sans frais
14 jours avant le début	100 % de la commande restante
7 jours avant le début	50 % de la commande restante
3 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant le démarrage	1 participant

Jusqu’à 60 participants au total	Part de la commande totale pouvant être annulée
Nombre de jours avant le début de l’événement	Part pouvant être annulée sans frais
45 jours avant le début	100 % de la commande restante
30 jours avant le début	50 % de la commande restante
14 jours avant le début	25 % sur la commande restante
7 jours avant le début	10 % sur la commande restante
1 jour avant le démarrage	2 participants

Jusqu’à 120 participants au total	Part de la commande totale pouvant être annulée
Nombre de jours avant le début de l’événement	Part pouvant être annulée sans frais
60 jours avant le début	100 % de la commande restante
45 jours avant le début	50 % de la commande restante
30 jours avant le début	25 % sur la commande restante
14 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant le démarrage	2 participants

Jusqu’à 250 participants au total	Part de la commande totale pouvant être annulée
Nombre de jours avant le début de l’événement	Part pouvant être annulée sans frais
120 jours avant le début	100 % de la commande restante
90 jours avant le début	50 % de la commande restante
45 jours avant le début	25 % sur la commande restante
30 jours avant le début	10 % sur la commande restante
1 jour avant le démarrage	2 participants

Jusqu’à 400 participants au total	Part de la commande totale pouvant être annulée
Nombre de jours avant le début de l’événement	Part pouvant être annulée sans frais
180 jours avant le début	100 % de la commande restante
120 jours avant le début	50 % de la commande restante
90 jours avant le début	25 % sur la commande restante
45 jours avant le début	10 % sur la commande restante
30 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant le démarrage	2 participants

Plus de 400 participants au total	Part de la commande totale pouvant être annulée
Nombre de jours avant le début de l’événement	Part pouvant être annulée sans frais
270 jours avant le début	100 % de la commande restante
180 jours avant le début	50 % de la commande restante
90 jours avant le début	25 % sur la commande restante
45 jours avant le début	10 % sur la commande restante
30 jours avant le début	5 % de la commande restante
1 jour avant le démarrage	2 participants