Algemene voorwaarden

1. Inleiding, definities en toepassingsgebied

Thon Hotels streeft ernaar het best mogelijke aanbod te bieden en alle klanten tevreden te stellen. Deze algemene voorwaarden („Algemene Voorwaarden") regelen de contractuele relatie tussen Thon Hotels en de Klant die diensten afneemt bij Thon Hotels.

„Thon Hotels" is een keten van hotels en bestemmingen die worden bezeten en/of geëxploiteerd onder de Olav Thon Gruppen (org.nr.: 988 969 656). In deze Algemene Voorwaarden verwijst „Thon Hotels" naar een of meer hotels/bestemmingen in de keten die onder het merk Thon Hotels worden geëxploiteerd, inclusief afzonderlijke en onafhankelijke bedrijven die onder het merk worden geëxploiteerd.

„Klant" is de persoon/personen die bij Thon Hotels ruimten, kamers/kamerblokken, diensten, enz. koopt/huurt in verband met vergaderingen, trainingen en conferentie-evenementen. De Klant is de verantwoordelijke partij die een Evenement boekt.

„Evenement" is een vergadering, training en conferentie, een receptie en/of een reservering van een Kamerblok, onder andere.

„Kamerblok" zijn twee of meer hotelkamers die worden gereserveerd bij het sluiten van een Overeenkomst.

„Deelnemer" is elke individuele deelnemer aan een Evenement, uitgenodigd door de Klant.

„Overeenkomst" is een verzamelnaam voor de overeenkomst die wordt gesloten tussen Thon Hotels en de Klant, en die de concrete details van een Evenement bevat. Een Overeenkomst wordt bijvoorbeeld gesloten via een boeking, correspondentie tussen de partijen, een contractdocument of een door Thon Hotels geaccepteerd oplossingvoorstel.

„Langetermijnovereenkomst" is een Overeenkomst die terugkerend is voor twee of meer Evenementen (de term wordt gebruikt als verzamelnaam – het wordt aangegeven als een bepaling alleen geldt voor Langetermijnovereenkomsten).

De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Evenementen die de Klant bij Thon Hotels heeft geboekt. Bijzondere bepalingen in de Overeenkomst hebben voorrang boven de Algemene Voorwaarden.

2. Verplichtingen van de Klant vóór een Evenement

Uiterlijk 14 dagen vóór het evenement dient de Klant Thon Hotels definitieve verduidelijkingen te geven over alle details van een Evenement, waaronder programma, namenlijst, menukeuze, wijn, pauzes, techniek, enz. Dit is van groot belang voor een succesvolle uitvoering.

Aankomst- en vertrektijden dienen vooraf te worden opgegeven.

Bijzondere maatregelen zoals het plaatsen van cadeaus, het gebruik van speciaal materiaal, het ophangen van decoraties en posters, het hijsen van vlaggen/wimpels en bewegwijzering moeten vooraf worden goedgekeurd door Thon Hotels.

3. Gebruik van hotelkamers en vergaderzalen

Hotelkamers zijn normaal gesproken beschikbaar vanaf 15:00 uur op de aankomstdag. De kamer is beschikbaar tot 12:00 uur op de vertrekdag. Laat uitchecken kan op verzoek individueel worden geregeld tegen een toeslag.

Vergaderzalen zijn normaal gesproken beschikbaar tussen 08:00 en 17:00 uur, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald.

4. Gebruik van de locaties van Thon Hotels door de Klant

De Klant dient de locaties en het eigendom met de nodige zorgvuldigheid te behandelen. De activiteiten van de Klant mogen andere gasten of buren niet hinderen door stof, lawaai, geur, trillingen of op enige andere wijze. Roken is niet toegestaan. De Klant dient ervoor te zorgen dat het geluidsniveau op een aanvaardbaar niveau wordt gehouden en dat alle Deelnemers de overeengekomen tijden voor het beëindigen van vergaderingen, bediening, muziek en dans naleven.

De Klant mag geen meegebracht eten en drinken nuttigen in de locaties van Thon Hotels.

Materiaal dat door de Klant is meegebracht, dient onmiddellijk na een Evenement te worden verwijderd. Thon Hotels heeft het recht om materiaal op kosten van de Klant te verwijderen en op te slaan indien niet anders is overeengekomen.

5. Identiteitscontrole bij inchecken

Alle gasten van 18 jaar en ouder dienen bij het inchecken een geldig legitimatiebewijs te tonen. Deze maatregel is ingevoerd om de veiligheid van onze gasten en medewerkers te vergroten. Door de identiteit van elke gast te verifiëren, dragen we bij aan het voorkomen van ongeoorloofde toegang en het verminderen van het risico op criminele activiteiten.

6. Prijzen en betalingsvoorwaarden

De Overeenkomst bevat vaste prijzen voor de uitvoering van een Evenement en boekingen met een vaste hoeveelheid („Overeengekomen Vergoeding"). Goederen en diensten met volledig/gedeeltelijk variabele hoeveelheden worden na een Evenement afgerekend op basis van de geldende prijslijst, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. De Overeengekomen Vergoeding is bindend voor beide partijen, tenzij anders is overeengekomen of uit de Algemene Voorwaarden voortvloeit.

Alle prijzen worden opgegeven in de geldende valuta van de hotellocatie exclusief belasting over de toegevoegde waarde, tenzij in een specifieke prijslijst/aanbieding met betrekking tot het Evenement uitdrukkelijk anders is vermeld. Thon Hotels voegt btw toe voor zover alle of een deel van de geleverde diensten btw-plichtig zijn. Thon Hotels vermeldt normaal gesproken in aanbiedingen aan de Klant of de prijs btw bevat.

Tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is overeengekomen, dient de Klant 100% van de Overeengekomen Vergoeding uiterlijk 14 dagen vóór een Evenement te betalen.

Thon Hotels behoudt zich het recht voor om bij het sluiten van een Overeenkomst een bedrag ter hoogte van 10% van de Overeengekomen Vergoeding in rekening te brengen, tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is overeengekomen („Vastleggingsbedrag"). Het Vastleggingsbedrag wordt bij annulering niet terugbetaald.

Krediet dient vooraf te worden overeengekomen. Als krediet is overeengekomen, wordt de factuur verzonden zodra een Evenement is afgerond, met een betalingstermijn van 14 dagen. Voor Langetermijnovereenkomsten met krediet wordt het overeengekomen bedrag 14 dagen na elk Evenement opeisbaar.

Thon Hotels behoudt zich het recht voor om de prijzen jaarlijks op 1 januari aan te passen in overeenstemming met eventuele stijgingen van de consumentenprijsindex van het voorgaande jaar, tenzij in de Overeenkomst anders is vermeld. Voorts behoudt Thon Hotels zich het recht voor prijsaanpassingen door te voeren als gevolg van gestegen inkoopkosten van goederen en diensten, hogere belastingen en heffingen, of omstandigheden buiten de controle van Thon Hotels. Thon Hotels kan ook prijslijsten en de Overeengekomen Vergoeding aanpassen indien het tijdstip of de omvang van een Evenement door de Klant wordt gewijzigd.

Bij te late betaling zijn vertragingsrenten verschuldigd overeenkomstig de Wet op de handelsrente. Bij te late betaling vervalt het overeengekomen krediet. Er worden geen facturen verzonden naar buitenlandse ondernemingen.

7. Annulering

Een Overeenkomst is definitief en bindend. De Klant kan een Overeenkomst of een Evenement in principe niet annuleren of wijzigen, tenzij de individuele Overeenkomst de Klant een dergelijk recht verleent. Annuleringen dienen schriftelijk bij het hotel te worden ingediend. De annuleringstermijnen zijn gekoppeld aan elk individueel evenement en zijn opgenomen in de overeenkomst. Ze dienen als volgt te worden begrepen: hoe dichter bij de startdatum van het evenement/aankomstdag, hoe minder van het evenement of het aantal deelnemers kosteloos kan worden geannuleerd. Het uitblijven van een of meer deelnemers aan geplande evenementen geeft geen recht op prijsvermindering.

7.1 Annulering en no-show

Als de klant na de deadline moet annuleren, zijn annuleringskosten van toepassing overeenkomstig de geldende annuleringsregels.

Als de klant niet komt opdagen zonder te annuleren (no-show), worden no-showkosten in rekening gebracht. Dit is een vergoeding voor gereserveerde capaciteit – daarom wordt geen btw toegevoegd.

7.2 Algemene annuleringstermijnen voor hotelkamers

Contractwaarde boven 2.000.000 NOK excl. btw

Contracten onder 2.000.000 NOK excl. btw

Tot 15 deelnemers in totaal

Tot 60 deelnemers in totaal

Tot 120 deelnemers in totaal

Tot 250 deelnemers in totaal

Tot 400 deelnemers in totaal

Meer dan 400 deelnemers in totaal

8. Annulering van Langetermijnovereenkomsten

Een Evenement onder een Langetermijnovereenkomst kan worden geannuleerd met schriftelijke kennisgeving aan Thon Hotels uiterlijk 11 maanden vóór het Evenement. Thon Hotels heeft het recht de Overeengekomen Vergoeding en overige voorwaarden voor de resterende Evenementen te wijzigen indien een of meer Evenementen in een Langetermijnovereenkomst worden geannuleerd.

De prijzen zijn gebaseerd op gecombineerde boeking en afrekening op een gemeenschappelijke factuur. Bij meerjarige overeenkomsten behoudt het hotel zich het recht voor de Langetermijnovereenkomst te wijzigen indien het evenement aanzienlijk afwijkt van het oorspronkelijke oplossingvoorstel, waaronder prijsaanpassingen, verplaatsing van locatie, vergaderzalen, enz. Bij meerjarige overeenkomsten heeft Thon Hotels het recht de prijs aan te passen overeenkomstig de jaarlijkse stijging van de consumentenprijsindex.

9. Verzoeken van de Klant om wijzigingen in een Evenement

De Klant dient Thon Hotels zo vroeg mogelijk op de hoogte te stellen van omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van een Evenement.

De Klant heeft in principe geen recht op wijziging van een Evenement, maar Thon Hotels zal altijd proberen de uitvoering zoveel mogelijk aan te passen.

Bij gewenste wijzigingen dient de Klant Thon Hotels schriftelijk per e-mail op de hoogte te stellen. Een wijziging van meer dan 20% leidt doorgaans tot een prijsverhoging.

10. Recht van Thon Hotels op wijziging, verplaatsing, annulering en ontbinding

Thon Hotels heeft het recht een Evenement te annuleren indien de Klant zijn verplichtingen uit de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden niet nakomt. Een Overeenkomst kan door Thon Hotels worden ontbonden bij wezenlijke tekortkoming van de Klant. Thon Hotels behoudt zich het recht voor naar behoefte wijzigingen aan te brengen in individuele Evenementen, mits deze wijzigingen geen wezenlijk belang hebben voor de Overeenkomst of een Evenement. Thon Hotels kan bijvoorbeeld wijzigingen aanbrengen in de overeengekomen inrichting van ruimten, kamers en andere faciliteiten indien een wijziging in het aantal deelnemers of andere omstandigheden een aanpassing van de inrichting wenselijk maakt.

Indien op korte termijn reorganisatie/hergroepering van capaciteitsbenutting, opwaardering, renovatie of reparatie van het in de Overeenkomst genoemde hotel noodzakelijk is, behoudt Thon Hotels zich het recht voor de nodige aanpassingen aan een Evenement door te voeren, waaronder het verplaatsen van het Evenement naar een ander hotel in dezelfde regio met nagenoeg gelijkwaardige faciliteiten.

Thon Hotels behoudt zich ook het recht voor een Evenement te verplaatsen naar een ander hotel van gelijkwaardige standaard op dezelfde bestemming indien dit noodzakelijk wordt als gevolg van bijvoorbeeld opwaardering, renovatie, reparatie of andere bijzondere omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering en die Thon Hotels niet kende op het moment dat de Overeenkomst werd gesloten. Schriftelijke kennisgeving van een dergelijke verplaatsing dient uiterlijk 14 dagen vóór een Evenement te worden gegeven.

11. Gezondheid, milieu en veiligheid

Alle opbouw van faciliteiten en ophangingen dienen te voldoen aan de geldende eisen op het gebied van gezondheid, milieu, veiligheid en brandveiligheid, en dienen vooraf te worden goedgekeurd door Thon Hotels.

12. Aansprakelijkheid van de Klant voor kosten die aan individuele Deelnemers worden doorbelast

De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van alle Deelnemers over welke kosten elke individuele Deelnemer zelf dient te betalen en welke kosten eventueel door de Klant worden gedekt. Indien een Deelnemer de hem/haar toekomende kosten niet betaalt, is de Klant op verzoek van Thon Hotels aansprakelijk voor directe betaling aan Thon Hotels.

Afwezigheid van een of meer Deelnemers geeft geen recht op prijsvermindering.

13. Aansprakelijkheid, schade, diefstal, enz.

De Klant is aansprakelijk voor alle schade aan eigendommen/ruimten/activa/materiaal van Thon Hotels veroorzaakt door de Klant zelf of door personen die door de Klant zijn uitgenodigd of in diens dienst staan, alsmede door Deelnemers, exposanten, leveranciers, aannemers en/of andere personen aan wie de Klant toegang heeft verleend tot de ruimten en hotelkamers van Thon Hotels.

Thon Hotels is niet aansprakelijk voor schade aan of diefstal van eigendommen die door de Klant of anderen worden meegebracht naar de ruimten van Thon Hotels. Thon Hotels raadt de Klant aan een eigen verzekering af te sluiten. De Klant is ook aansprakelijk voor eigen technische installaties en eventuele materiële of persoonlijke schade die deze veroorzaken. Bij uitgifte van sleutels voor ruimten/kamers is de ontvanger verantwoordelijk voor het houden van toezicht op of het afsluiten van de ruimten/kamers.

Thon Hotels wijst elke aansprakelijkheid voor personenschade af voor zover dwingend recht dit toelaat. Deze aansprakelijkheidsbeperking geldt niet voor grove nalatigheid van medewerkers van Thon Hotels. Thon Hotels beschikt over een aansprakelijkheidsverzekering.

14. Overdracht van een Overeenkomst

De Klant mag de Overeenkomst niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Thon Hotels.

15. Overmacht

De partijen zijn niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen of vertragingen die worden veroorzaakt door omstandigheden buiten hun controle, zoals buitengewone weersomstandigheden, brand, natuurelementen, stakingen, uitsluitingen, blokkades, oorlogshandelingen, terrorisme, epidemieën, pandemieën of burgerlijke onrust, mits de tekortkoming niet aan de partij zelf te wijten is of niet door redelijke maatregelen had kunnen worden voorkomen.

16. Klachten

De Klant dient eventuele klachten schriftelijk bij Thon Hotels in te dienen zodra de Klant kennis heeft gekregen van de desbetreffende omstandigheden, en in elk geval uiterlijk 14 dagen na een Evenement.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Alle geschillen die kunnen ontstaan, dienen te worden opgelost door middel van dialoog.

Geschillen die de partijen niet in der minne kunnen oplossen, worden beslecht naar Noors recht voor Noorse rechtbanken.