Algemene voorwaarden

1. Inleiding, definities en toepassingsgebied

Thon Hotels streeft ernaar het best mogelijke aanbod te bieden en alle klanten tevreden te stellen. Deze standaardvoorwaarden ('Standaardvoorwaarden') regelen de contractuele relatie tussen Thon Hotels en de Klant die diensten bij Thon Hotels afneemt.

'Thon Hotels' is een keten van hotels en bestemmingen die eigendom zijn van en/of worden beheerd door de Olav Thon Groep (org. nr.: 988.969.656). Met 'Thon Hotels' wordt in deze Standaardvoorwaarden bedoeld een of meer van de hotels/bestemmingen in de keten die onder het merk Thon Hotels worden geëxploiteerd, waaronder ook afzonderlijke en onafhankelijke bedrijven die onder het merk worden geëxploiteerd.

De 'Klant' is degene/degenen die zalen, kamers/kamerclusters, diensten enz. bij Thon Hotels koopt/huurt in verband met vergader-, cursus- en conferentie-evenementen. De klant is de verantwoordelijke boeker van een Evenement.

Een 'Evenement' is een vergader-, cursus- en conferentie-evenement, een bijeenkomst en/of boeking van een kamercluster, enz.

Een 'Kamercluster' bestaat uit twee of meer hotelkamers die bij het aangaan van een Overeenkomst worden gereserveerd.

Een 'Deelnemer' is elke door de Klant uitgenodigde individuele deelnemer aan een evenement.

'Overeenkomst' is een verzamelnaam voor de overeenkomst die tussen Thon Hotels en de Klant wordt gesloten en die de concrete details van een Evenement bevat. Een Overeenkomst wordt bijvoorbeeld gesloten door middel van een boeking, correspondentie tussen de partijen, een overeenkomstdocument, voorstellen van Thon Hotels die worden geaccepteerd, enz.

Een 'Langetermijnovereenkomst' is een Overeenkomst die zich voor twee of meer Evenementen herhaalt (de Overeenkomst wordt gebruikt als een gemeenschappelijke benaming – indien een voorwaarde uitsluitend geldt voor Langetermijnovereenkomsten, wordt dit aangegeven).

De standaardvoorwaarden zijn van toepassing op alle bij Thon Hotels geboekte Evenementen. Bijzondere bepalingen in de Overeenkomst hebben voorrang op de Algemene Voorwaarden.

2. Verplichtingen van de Klant voorafgaand aan een Evenement

Uiterlijk 14 dagen voor het evenement moet de Klant Thon Hotel definitieve informatie geven over alle details met betrekking tot een Evenement, waaronder programma, naamlijst, menukeuze, wijn, pauzes, techniek, enz. Dit is van groot belang voor een succesvolle uitvoering.

De aankomst- en vertrektijd moet van tevoren worden aangegeven.

Bijzondere situaties, zoals een plaats om geschenken neer te zetten, het gebruik van speciale apparatuur, het ophangen van decoraties en posters, het uithangen van vlaggen/wimpels, bewegwijzering, moeten vooraf worden goedgekeurd door Thon Hotels.

3. Gebruik van hotelkamers en vergaderruimtes

Hotelkamers zijn normaal gesproken beschikbaar vanaf 15.00 uur op de dag van aankomst. De kamer is beschikbaar tot 12.00 uur op de dag van vertrek. Later uitchecken kan indien nodig individueel tegen betaling worden overeengekomen.

Vergaderruimtes zijn normaal gesproken beschikbaar tussen 08.00 en 17.00 uur, tenzij anders bepaald in de Overeenkomst.

Identiteitscontrole bij het inchecken:

alle gasten ouder dan 18 jaar moeten een geldig identiteitsbewijs voorleggen bij het inchecken. Deze maatregel is genomen om de veiligheid en beveiliging van onze gasten en medewerkers te verhogen. Door de identiteit van elke gast te verifiëren, helpen we ongeautoriseerde toegang te voorkomen en het risico op criminele activiteiten te verminderen. 

4. Gebruik van de ruimtes van Thon Hotel door de Klant

De Klant zal de ruimtes en eigendommen met de nodige zorgvuldigheid behandelen. De activiteiten van de klant mogen andere gasten of buren niet hinderen door stof, lawaai, geur, trillingen of op een andere manier. Roken is niet toegestaan. De Klant moet ervoor zorgen dat het geluidsniveau op een aanvaardbaar niveau wordt gehouden en dat alle Deelnemers zich houden aan de overeengekomen tijdstippen voor het beëindigen van vergaderingen, eten, muziek en dansen.

Nuttigen van van huis meegebracht eten en drinken door de Klant is niet toegestaan in de ruimtes van Thon Hotels.

Eventueel meegebrachte apparatuur van de klant moet onmiddellijk na een Evenement worden verwijderd. Thon Hotels heeft het recht om apparatuur op kosten van de Klant te verwijderen en op te slaan, tenzij anders is overeengekomen.

5. Prijzen en betalingsvoorwaarden

Uit de Overeenkomst vloeien vaste prijzen voort voor de uitvoering van een Evenement en boekingen met vaste hoeveelheden ('Overeengekomen Vergoeding'). Goederen en diensten met volledig/gedeeltelijk variabele hoeveelheden worden na afloop van een Evenement afgerekend volgens de geldende prijslijst, tenzij anders bepaald in de Overeenkomst. De Overeengekomen Vergoeding is bindend voor beide partijen, tenzij anders overeengekomen of uit de Standaardvoorwaarden voortvloeit.  

Alle prijzen worden vermeld in Noorse kronen exclusief btw, tenzij uit een concrete prijslijst/aanbieding met betrekking tot het Evenement duidelijk anders blijkt. Thon Hotels brengt btw in rekening voor zover de geleverde diensten geheel of gedeeltelijk aan btw onderworpen zijn. Thon Hotels specificeert normaal gesproken in de offerte aan de Klant of de prijs inclusief btw is.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de Overeenkomst, betaalt de Klant 100% van de overeengekomen Vergoeding uiterlijk 14 dagen vóór een Evenement.

Thon Hotels behoudt zich het recht voor om bij het aangaan van een Overeenkomst een bedrag in rekening te brengen dat overeenkomt met 10% van de Overeengekomen Vergoeding, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen in de Overeenkomst ('Bindende Bedragen'). Een bindend bedrag wordt niet terugbetaald bij annulering.

Krediet moet vooraf worden overeengekomen. Als er een krediet is overeengekomen, wordt de factuur verzonden zodra een Evenement is voltooid, met een vervaldatum van 14 dagen. Voor Langetermijnovereenkomsten met krediet is het overeengekomen bedrag 14 dagen na elk Evenement verschuldigd.

Thon Hotels behoudt zich het recht voor om de prijzen jaarlijks op 1 januari aan te passen in overeenstemming met eventuele stijgingen van de consumentenprijsindex van het afgelopen jaar, tenzij anders vermeld in de Overeenkomst. Bovendien behoudt Thon Hotels zich het recht voor om prijsaanpassingen door te voeren als gevolg van verhoogde kosten bij de aankoop van goederen en diensten, verhoogde belastingen en heffingen of omstandigheden buiten het beheer van Thon Hotels. Thon Hotels kan ook prijslijsten en de Overeengekomen Vergoeding aanpassen als de klant het tijdstip of de omvang van een Evenement wijzigt.

Bij te late betaling is vertragingsrente verschuldigd volgens de wet op de vertragingsrente. Per factuur worden factureringskosten van NOK 95,- in rekening gebracht. Bij te late betaling vervalt het overeengekomen krediet. Er worden geen facturen naar buitenlandse bedrijven verstuurd.

6. Annulering

Een Overeenkomst is definitief en bindend. Tenzij een afzonderlijke Overeenkomst de Klant een dergelijk recht verleent, kan de Klant in principe geen Overeenkomst of Evenement annuleren of wijzigen.  Annuleringen moeten schriftelijk bij het hotel worden ingediend. De annuleringstermijnen zijn gekoppeld aan elk afzonderlijk evenement en staan vermeld in de overeenkomst. Ze moeten als volgt worden begrepen: hoe dichter bij de aanvangsdatum/aankomstdatum van het evenement, hoe lager het percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd (wanneer het evenement geannuleerd wordt of het aantal deelnemers wijzigt). Indien een of meer deelnemers niet deelnemen aan geplande evenementen, is er geen recht op prijsverlaging. Zie de bijgevoegde algemene annuleringsvoorwaarden op de laatste pagina.

Het volgende geldt specifiek voor Thon Hotel Oslo Airport

Annuleringsvoorwaarden bij een contractwaarde van meer dan 2.000.000 NOK excl. btw
330 dagen – 100%
220 dagen – 50%
120 dagen – 25%
60 dagen – 10%
45 dagen – 5%
1 dag voor aankomst – 2 deelnemers

7. Annulering van Langetermijnovereenkomsten

Een Evenement onder een Langetermijnovereenkomst kan worden geannuleerd met een schriftelijke kennisgeving aan Thon Hotels binnen 11 maanden voor het Evenement. Thon Hotels heeft het recht om de overeengekomen vergoeding en andere voorwaarden voor de resterende Evenementen te wijzigen als een of meer Evenementen in een Langetermijnovereenkomst worden geannuleerd. 

De prijzen zijn gebaseerd op een gezamenlijke boeking en -betaling. Bij meerjarige overeenkomsten behoudt het hotel zich het recht voor om de Langetermijnovereenkomst te wijzigen als het Evenement aanzienlijk afwijkt van de oorspronkelijke voorgestelde opzet, waaronder prijsaanpassing, wijziging van locatie, vergaderruimte, enz. Bij meerjarige overeenkomsten heeft Thon Hotels het recht om de prijs aan te passen op basis van de jaarlijkse stijging van de consumentenprijsindex.

8. Wens van de klant om een Evenement te wijzigen

De Klant moet Thon Hotels zo vroeg mogelijk op de hoogte brengen van eventuele omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van een Evenement.

De Klant heeft in principe geen recht op wijziging van een Evenement, maar Thon Hotels probeert altijd de uitvoering zo goed mogelijk aan te passen. 

Indien de Klant een wijziging wenst, moet hij Thon Hotels hiervan schriftelijk per e-mail op de hoogte stellen. Een wijziging van meer dan 20% leidt in de regel tot een prijsverhoging.

9. Het recht van Thon Hotels om te wijzigen, verplaatsen, annuleren en opzeggen

Thon Hotels heeft het recht om een Evenement te annuleren als de Klant niet voldoet aan zijn verplichtingen krachtens de Overeenkomst en de Standaardvoorwaarden. Een Overeenkomst kan door Thon Hotels worden beëindigd bij een wezenlijke inbreuk door de Klant. Thon Hotels behoudt zich het recht voor om indien nodig wijzigingen aan te brengen in verband met het individuele Evenement, voor zover de wijzigingen geen wezenlijke invloed hebben op de Overeenkomst of een Evenement. Thon Hotels kan bijvoorbeeld wijzigingen aanbrengen in de overeengekomen inrichting van ruimtes, kamers en andere faciliteiten bij een gewijzigd aantal deelnemers of andere omstandigheden waarbij het gepast is om de inrichting aan te passen. 

Als er op korte termijn behoefte is aan reorganisatie/hergroepering van de capaciteitsbezetting, upgrade, renovatie of reparatie van een hotel zoals gedefinieerd in de Overeenkomst, behoudt Thon Hotels zich het recht voor om de nodige aanpassingen aan te brengen aan een Evenement, waaronder het verplaatsen van het Evenement naar een ander hotel in dezelfde regio met nagenoeg gelijkwaardige faciliteiten.

Thon Hotels behoudt zich ook het recht voor om een Evenement te verplaatsen naar een ander hotel met een vergelijkbare standaard op dezelfde bestemming als dit nodig is als gevolg van bijvoorbeeld een upgrade, renovatie, reparatie of andere bijzondere omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering en waarvan Thon Hotels niet op de hoogte was op het moment dat de Overeenkomst werd gesloten. Een dergelijke verplaatsing moet schriftelijk worden aangekondigd, uiterlijk 14 dagen voor een Evenement.

10. Gezondheid, milieu en veiligheid

Alle vormen van faciliteiten en installaties moeten voldoen aan de geldende eisen op het gebied van gezondheid, milieu, veiligheid en brand, en vooraf zijn goedgekeurd door Thon Hotels

11. Verantwoordelijkheid van de Klant voor kosten die aan de individuele Deelnemer in rekening worden gebracht

De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van alle Deelnemers over de kosten die elke Deelnemer zelf moet betalen en welke kosten eventueel door de Klant worden gedragen. Als een Deelnemer de kosten die de Deelnemer moet betalen niet betaalt, is de Klant verantwoordelijk voor een rechtstreekse afrekening aan Thon Hotels op verzoek van Thon Hotels.

De afwezigheid van een of meer Deelnemers geeft geen recht op prijsverlaging.

12. Aansprakelijkheid, schade, diefstal e.d.

De Klant is aansprakelijk voor alle schade aan eigendommen/ruimtes/bezittingen/uitrusting van Thon Hotels die te wijten is aan de Klant zelf of personen die door of in dienst van de Klant zijn uitgenodigd, evenals Deelnemers, exposanten, leveranciers, opdrachtnemers en/of andere personen die de Klant heeft uitgenodigd/toegang heeft verleend tot de ruimtes en hotelkamers van Thon Hotels.

Thon Hotels is niet aansprakelijk voor schade of diefstal van eigendommen die de Klant of anderen meenemen naar de ruimtes van Thon Hotels. Thon Hotels adviseert de Klant om een eigen verzekering af te sluiten. De klant is ook verantwoordelijk voor zijn eigen technische installaties en de eventuele materiële schade of persoonlijk letsel die deze veroorzaken. Bij de afgifte van sleutels voor ruimtes/kamers is de ontvanger verantwoordelijk voor het onder toezicht of op slot houden van de ruimtes/kamers.

Thon Hotels wijst elke aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel af voor zover dwingend recht dit toelaat. De beperking van aansprakelijkheid geldt niet voor grove nalatigheid van medewerkers van Thon Hotels. Thon Hotels heeft een aansprakelijkheidsverzekering.

13. Overdracht van een Overeenkomst

De Klant kan de Overeenkomst niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Thon Hotels.

14. Force Majeure

De partijen zijn niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen of vertragingen die te wijten zijn aan omstandigheden waar zij geen macht over hebben, zoals extreme weersomstandigheden, brand, natuurrampen, stakingen, lock-outs, blokkades, oorlogshandelingen, terrorisme, epidemie, pandemie of burgerlijke onrust, op voorwaarde dat de inbreuk niet door de partij zelf is veroorzaakt of dat de inbreuk niet met redelijke maatregelen kon worden voorkomen. 

15. Klachten

De Klant moet eventuele klachten schriftelijk indienen bij Thon Hotels zodra de Klant zich bewust werd van de betreffende omstandigheden, en in ieder geval uiterlijk 14 dagen na een Evenement.

Bijlage: annuleringstermijnen voor hotelkamers en deelnemers.

Verwijst naar punt 6. Algemene annuleringstermijnen voor hotelkamers afhankelijk van de grootte van het hotel.

Aantal dagen voor aanvang	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd	Hotels met maximaal 100 hotelkamers	Hotels met maximaal 200 hotelkamers	Hotel met meer dan 200 hotelkamers
30 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking	Tot 20 hotelkamers	Tot 40 hotelkamers	Tot 80 hotelkamers
29-14 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
13-7 dagen voor aankomst	25% van de resterende boeking
6-1 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking

Aantal dagen voor aanvang	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd	Hotels met maximaal 100 hotelkamers	Hotels met maximaal 200 hotelkamers	Hotel met meer dan 200 hotelkamers
60 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking	Tot 40 hotelkamers	Tot 80 hotelkamers	Tot 150 hotelkamers
59-30 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
29-15 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
14-7 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aankomst	2 hotelkamers

Aantal dagen voor aanvang	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd	Hotels met maximaal 100 hotelkamers	Hotels met maximaal 200 hotelkamers	Hotel met meer dan 200 hotelkamers
90 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking	Tot 80 hotelkamers	Tot 200 hotelkamers	Tot 250 hotelkamers
89-45 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
44-30 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
29-15 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
14-7 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aankomst	2 hotelkamers

Aantal dagen voor aanvang	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd	Hotels met maximaal 100 hotelkamers	Hotels met maximaal 200 hotelkamers	Hotel met meer dan 200 hotelkamers
120 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking	Tot 200 hotelkamers	Meer dan 200 hotelkamers	Tot 400 hotelkamers
119-60 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
59-30 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
29-15 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
14-7 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aankomst	2 hotelkamers

Aantal dagen voor aanvang	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd			Hotel met meer dan 200 hotelkamers
180 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking			Meer dan 400 hotelkamers
179-120 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
119-60 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
59-30 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
29-7 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aankomst	2 hotelkamers

Deelnemers annuleren:

Tot 15 deelnemers in totaal	Percentage van de totale boeking dat kan worden geannuleerd
Aantal dagen voor aanvang van het evenement	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd
14 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking
7 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
3 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aanvang	1 deelnemer

Tot 60 deelnemers in totaal	Percentage van de totale boeking dat kan worden geannuleerd
Aantal dagen voor aanvang van het evenement	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd
45 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking
30 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
14 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
7 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
1 dag voor aanvang	2 deelnemers

Tot 120 deelnemers in totaal	Percentage van de totale boeking dat kan worden geannuleerd
Aantal dagen voor aanvang van het evenement	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd
60 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking
45 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
30 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
14 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aanvang	2 deelnemers

Tot 250 deelnemers in totaal	Percentage van de totale boeking dat kan worden geannuleerd
Aantal dagen voor aanvang van het evenement	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd
120 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking
90 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
45 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
30 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
1 dag voor aanvang	2 deelnemers

Tot 400 deelnemers in totaal	Percentage van de totale boeking dat kan worden geannuleerd
Aantal dagen voor aanvang van het evenement	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd
180 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking
120 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
90 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
45 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
30 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aanvang	2 deelnemers

Meer dan 400 deelnemers in totaal	Percentage van de totale boeking dat kan worden geannuleerd
Aantal dagen voor aanvang van het evenement	Percentage dat kosteloos kan worden geannuleerd
270 dagen voor aanvang	100% van de resterende boeking
180 dagen voor aanvang	50% van de resterende boeking
90 dagen voor aanvang	25% van de resterende boeking
45 dagen voor aanvang	10% van de resterende boeking
30 dagen voor aanvang	5% van de resterende boeking
1 dag voor aanvang	2 deelnemers