Generelle betingelser

1. Indledning, definitioner og anvendelsesområde

Thon Hotels er optaget af at yde det bedst mulige tilbud og gøre alle kunder tilfredse. Disse standardvilkår (»Standardvilkår«) regulerer aftaleforholdet mellem Thon Hotels og den Kunde, der køber ydelser hos Thon Hotels.

»Thon Hotels« er en kæde af hoteller og destinationer, der ejes og/eller drives under Olav Thon Gruppen (org.nr.: 988 969 656). Med »Thon Hotels« forstås i disse Standardvilkår ét eller flere af hotellerne/destinationerne i kæden, der drives under mærket Thon Hotels, herunder også separate og uafhængige selskaber, der drives under mærket.

»Kunden« er den/de, der køber/lejer lokaler, værelser/værelseblokke, ydelser mv. hos Thon Hotels i forbindelse med møde-, kursus- og konferencearrangementer. Kunden er den ansvarlige bestiller af et Arrangement.

»Arrangement« er et møde-, kursus- og konferencearrangement, selskab og/eller reservation af en Værelseblok mv.

»Værelseblok« er to eller flere hotelværelser, der reserveres ved indgåelse af en Aftale.

»Deltager« er de enkelte deltagere på et Arrangement, der inviteres af Kunden.

»Aftale« er en fællesbetegnelse for den aftale, der indgås mellem Thon Hotels og Kunden, og som indeholder de konkrete detaljer for et Arrangement. En Aftale indgås eksempelvis gennem en bestilling, korrespondance mellem parterne, et aftaledokument, løsningsforslag fra Thon Hotels, der bliver accepteret, mv.

»Langtidsaftale« er en Aftale, der er gentagende for to eller flere Arrangementer (Aftalen bruges som fællesbetegnelse – det præciseres, hvis en regulering kun gælder for Langtidsaftaler).

Standardvilkårene gælder for alle Arrangementer, som Kunden har bestilt hos Thon Hotels. Særreguleringer i Aftalen går forud for Standardvilkårene.

2. Kundens pligter inden et Arrangement

Senest 14 dage inden arrangementet skal Kunden give Thon Hotels endelige afklaringer af alle detaljer knyttet til et Arrangement, herunder program, navneliste, valg af menu, vin, pauser, teknik mv. Dette har stor betydning for at sikre en vellykket gennemførelse.

Ankomst- og afreisetidspunkt skal angives på forhånd.

Særlige forhold som eksempelvis placering af gaver, brug af særligt udstyr, opsætning af dekorationer og plakater, hejsning af flag/vimpler og skiltning skal godkendes på forhånd af Thon Hotels.

3. Disponering af hotelværelser og mødelokaler

Hotelværelser er normalt klar fra kl. 15.00 på ankomstdagen. Værelset disponeres frem til kl. 12.00 på afreistedagen. Senere udtjekning kan aftales individuelt efter behov mod et gebyr.

Mødelokaler disponeres normalt mellem 08:00 og 17:00, medmindre andet fremgår af Aftalen.

4. Kundens brug af Thon Hotels lokaler

Kunden skal behandle lokalerne og ejendommen i øvrigt med tilbørlig agtpågivenhed. Kundens aktiviteter må ikke genere andre gæster eller naboer ved støv, støj, lugt, rystelse eller på anden måde. Rygning er ikke tilladt. Kunden skal sørge for, at lydniveauet holdes på et acceptabelt niveau, og at samtlige Deltagere overholder aftalte tidspunkter for ophør af møder, servering, musik og dans.

Kunden kan ikke indtage medbragt mad og drikke i Thon Hotels' lokaler.

Kundens eventuelle medbragte udstyr skal fjernes straks efter et Arrangement. Thon Hotels har ret til at fjerne og opbevare udstyr for Kundens regning, hvis ikke andet er aftalt.

5. ID-kontrol ved indcheckning

Alle gæster over 18 år skal fremvise gyldig legitimation ved indcheckning. Denne foranstaltning er indført for at øge sikkerheden og trygheden for vores gæster og medarbejdere. Ved at verificere identiteten på hver gæst bidrager vi til at forhindre uautoriseret adgang og reducere risikoen for kriminelle aktiviteter.

6. Priser og betalingsvilkår

Af Aftalen fremgår faste priser for gennemførelse af et Arrangement og bestillinger med fast mængde (»Aftalt Vederlag«). Varer og ydelser med helt/delvist variable mængder afregnes efter et Arrangement i henhold til gældende prisliste, medmindre andet fremgår af Aftalen. Aftalt Vederlag er bindende for begge parter, medmindre andet aftales eller fremgår af Standardvilkårene.

Alle priser opgives i gældende valuta for hotellets beliggenhed eksklusiv merværdiafgift, medmindre andet tydeligt fremgår af en konkret prisliste/tilbud knyttet til Arrangement. Thon Hotels tillægger merværdiafgift i den udstrækning hele eller dele af de leverede ydelser er underlagt momsforpligtelse. Thon Hotels specificerer normalt i tilbud til Kunden, om prisen er inklusiv merværdiafgift.

Medmindre andet specifikt aftales i Aftalen, skal Kunden betale 100 % af Aftalt Vederlag senest inden 14 dage før et Arrangement.

Thon Hotels forbeholder sig retten til at opkræve et beløb svarende til 10 % af Aftalt Vederlag ved indgåelse af en Aftale, medmindre andet specifikt aftales i Aftalen (»Bindingsbeløb«). Bindingsbeløbet refunderes ikke ved afbestilling.

Kredit skal aftales på forhånd. Hvis der er aftalt kredit, fremsendes faktura, så snart et Arrangement er gennemført, med forfaldstid på 14 dage. For Langtidskontrakter med kredit forfalder det aftalte beløb til betaling 14 dage efter hvert Arrangement.

Thon Hotels forbeholder sig retten til at justere priser årligt den 1. januar i overensstemmelse med eventuelle stigninger i forbrugerprisindekset seneste år, medmindre andet er angivet i Aftalen. Endvidere tager Thon Hotels forbehold for at foretage prisjusteringer som følge af øgede omkostninger ved indkøb af varer og ydelser, øgede skatter og afgifter eller omstændigheder uden for Thon Hotels' kontrol. Thon Hotels kan også justere prislister og Aftalt Vederlag, hvis tidspunkt eller omfang af et Arrangement ændres af Kunden.

Ved for sen betaling påløber morarenter i henhold til renteloven. Ved for sen betaling bortfalder aftalt kredit. Der fremsendes ikke faktura til udenlandske virksomheder.

7. Afbestilling

En Aftale er endelig og bindende. Kunden kan som udgangspunkt ikke afbestille eller ændre en Aftale eller et Arrangement, medmindre den enkelte Aftale giver Kunden en sådan ret. Afbestillinger skal foretages skriftligt til hotellet. Afbestillingsfristerne er knyttet til hvert enkelt arrangement og fremgår af aftalen. De skal forstås på følgende måde: jo nærmere datoen for arrangementstart/ankomstdag, desto mindre af arrangementet eller antallet af deltagere kan aflyses vederlagsfrit. Udeblivelse af en eller flere af deltagerne fra planlagte arrangementer giver ikke ret til prisreduktion.

7.1 Annullering og manglende fremmøde

Hvis kunden er nødt til at afbestille efter fristen, vil et aflysningsgebyr tilkomme i henhold til gældende aflysningsregler.

Hvis kunden ikke møder op uden at afbestille (no-show), opkræves et no-show-gebyr. Dette er kompensation for reserveret kapacitet – derfor tillægges der ikke moms.

7.2 Generelle afbestillingsfrister for hotelværelser

Kontraktværdi over 2.000.000 NOK ekskl. moms

Kontrakter under 2.000.000 NOK ekskl. moms

Op til 15 deltagere i alt

Op til 60 deltagere i alt

Op til 120 deltagere i alt

Op til 250 deltagere i alt

Op til 400 deltagere i alt

Over 400 deltagere i alt

8. Afbestilling af Langtidsaftaler

Et Arrangement under en Langtidsaftale kan annulleres med skriftligt varsel til Thon Hotels inden 11 måneder før Arrangementet. Thon Hotels har ret til at ændre Aftalt Vederlag og øvrige betingelser for de resterende Arrangementer, hvis et eller flere Arrangementer i en Langtidsaftale annulleres.

Priserne forudsætter samlet bestilling og opgør på fællesregning. Ved flerårige aftaler forbeholder hotellet sig retten til at ændre Langtidsaftalen, hvis arrangementet i høj grad afviger fra det oprindelige løsningsforslag, herunder prisjustering, flytning af lokation, mødelokaler mv. Ved flerårige aftaler har Thon Hotels ret til at justere prisen i henhold til den årlige stigning i forbrugerprisindekset.

9. Kundens ønske om ændringer i et Arrangement

Kunden skal så tidligt som muligt give besked om eventuelle forhold, der har betydning for gennemførelsen af et Arrangement.

Kunden har som udgangspunkt ikke ret til ændring af et Arrangement, men Thon Hotels forsøger altid at tilpasse gennemførelsen så langt det lader sig gøre.

Ved ønske om ændring skal Kunden give skriftlig besked til Thon Hotels pr. e-mail. En ændring på mere end 20 % medfører som regel prisstigning.

10. Thon Hotels' ret til ændring, flytning, annullering og ophævelse

Thon Hotels har ret til at annullere et Arrangement, hvis Kunden ikke opfylder sine pligter i henhold til Aftalen og Standardvilkårene. En Aftale kan hæves af Thon Hotels ved væsentlig misligholdelse fra Kundens side. Thon Hotels forbeholder sig retten til at foretage ændringer knyttet til det enkelte Arrangement efter behov, såfremt ændringer ikke har væsentlig betydning for Aftalen eller et Arrangement. Thon Hotels kan eksempelvis foretage ændringer knyttet til aftalt opstilling af lokaler, værelser og andre faciliteter, hvis ændret antal deltagere eller andre forhold gør det hensigtsmæssigt at justere opstillingen.

Hvis der med kort varsel opstår behov for omorganisering/omgruppering af kapacitetsudnyttelse, opgradering, renovering eller reparation af det i Aftalen definerede hotel, forbeholder Thon Hotels sig retten til at foretage nødvendige tilpasninger til et Arrangement, herunder at flytte Arrangementet til et andet hotel i samme region med tilnærmelsesvist tilsvarende faciliteter.

Thon Hotels forbeholder sig også retten til at flytte et Arrangement til et andet hotel med tilsvarende standard på samme destination, hvis det bliver nødvendigt som følge af eksempelvis opgradering, renovering, reparation eller andre særlige forhold af betydning for gennemførelsen, som Thon Hotels ikke var klar over på det tidspunkt, Aftalen blev indgået. Der skal gives skriftligt varsel ved en sådan flytning, senest 14 dage inden et Arrangement.

11. Sundhed, miljø og sikkerhed

Alle former for rigging af faciliteter og ophæng skal opfylde gældende krav til sundhed, miljø, sikkerhed og brand og godkendes på forhånd af Thon Hotels.

12. Kundens ansvar for omkostninger, der skal belastes den enkelte Deltager

Kunden er ansvarlig for at informere samtlige Deltagere om, hvilke omkostninger den enkelte Deltager selv skal betale, og hvilke omkostninger der eventuelt dækkes af Kunden. Hvis en Deltager ikke betaler omkostninger, som Deltageren skal betale, er Kunden ansvarlig for direkte opgør til Thon Hotels efter påkrav fra Thon Hotels.

Manglende fremmøde fra en eller flere Deltagere giver ikke ret til prisreduktion.

13. Erstatningsansvar, skade, tyveri mv.

Kunden er erstatningsansvarlig for al skade på Thon Hotels ejendom/lokaler/ejendele/udstyr, der skyldes Kunden selv eller folk, der er inviteret af eller i tjeneste hos Kunden, samt Deltagere, udstillere, leverandører, opgavetagere og/eller andre personer, som Kunden har inviteret/givet adgang til Thon Hotels lokaler og hotelværelser.

Thon Hotels er ikke ansvarlig for skader eller tyveri af ejendele, som Kunden eller andre medbringer til Thon Hotels lokaler. Thon Hotels anbefaler, at Kunden tegner egen forsikring. Kunden er også ansvarlig for egne tekniske installationer og hvad disse eventuelt påfører af materiel- eller personskade. Ved udlevering af nøgler til lokaler/værelser er modtageren ansvarlig for at holde lokaler/værelser under opsyn eller låste.

Thon Hotels fraskriver sig ethvert ansvar for personskader i det omfang ufravigelig ret tillader det. Ansvarsbegrænsningen gælder ikke grov uagtsomhed udvist af ansatte hos Thon Hotels. Thon Hotels har ansvarsforsikring.

14. Overdragelse af en Aftale

Kunden kan ikke overdrage Aftalen uden skriftligt samtykke fra Thon Hotels.

15. Force Majeure

Parterne er ikke ansvarlige for eventuel misligholdelse eller forsinkelser, der skyldes forhold uden for deres kontrol, såsom ekstraordinære vejrforhold, brand, naturelementer, strejke, lockouts, blokade, krigshandlinger, terrorisme, epidemi, pandemi eller civil uro, forudsat at misligholdelsen ikke skyldes parten selv eller at misligholdelsen ikke kunne hindres med rimelige foranstaltninger.

16. Klager

Kunden skal fremsætte eventuelle klager skriftligt til Thon Hotels, så snart Kunden blev klar over de pågældende forhold, og i alle tilfælde senest 14 dage efter et Arrangement.

17. Lovvalg og værneting

Alle uenigheder, der måtte opstå, skal forsøges løst med dialog.

Eventuelle tvister, som parterne ikke kan løse i mindelighed, afgøres efter norsk ret ved norske domstole.