Allmänna villkor

1. Inledning, definitioner och omfattning

Thon Hotels strävar efter att tillhandahålla bästa möjliga erbjudanden och göra alla kunder nöjda. Dessa standardvillkor ("standardvillkoren") bestämmer avtalsförhållandet mellan Thon Hotels och Kunden som köper tjänster hos Thon Hotels.

"Thon Hotels" är en kedja av hotell och resmål som ägs och/eller drivs av Olav Thon Gruppen (org.nr: 988 969 656). Med "Thon Hotels" avses i dessa standardvillkor ett eller flera av hotellen/resmålen i kedjan som drivs under varumärket Thon Hotels, härunder även separata och oberoende bolag som drivs under varumärket.

"Kunden" är den/de som köper/hyr lokaler, rum/rumsblock, tjänster med mera av Thon Hotels i samband med mötes-, kurs- och konferensarrangemang. Kunden är den som är ansvarig beställare av ett arrangemang.

"Arrangemang" är ett mötes-, kurs- och konferensarrangemang, en fest och/eller bokning av ett rumsblock med mera.

"Rumsblock" är två eller flera hotellrum som bokas när ett avtal ingås.

"Deltagare" är de enskilda deltagarna i ett arrangemang som bjuds in av kunden.

"Avtal" är en gemensam beteckning för avtalet som ingås mellan Thon Hotels och kunden och som innehåller de konkreta detaljerna för ett arrangemang. Ett avtal ingås exempelvis genom en bokning, korrespondens mellan parterna, ett avtalsdokument, ett lösningsförslag från Thon Hotels som accepteras och så vidare.

"Långtidsavtal" är ett avtal som är återkommande för två eller flera arrangemang ("avtal" används som en gemensam benämning och preciseras om en bestämmelse endast gäller för långtidsavtal).

Standardvillkoren gäller för alla arrangemang som kunden har bokat hos Thon Hotels. Särskilda bestämmelser i avtalet har företräde före standardvillkoren.

2. Kundens skyldigheter före ett arrangemang

Senast 14 dagar före arrangemanget ska kunden förse Thon Hotels med förtydligande av alla detaljer kopplade till arrangemanget, inklusive program, namnlista, val av meny, vin, pauser, teknik och så vidare. Detta är av stor betydelse för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande.

Tid för ankomst och avresa måste anges på förhand.

Särskilda förhållanden såsom utplacering av gåvor, användning av specialutrustning, uppsättning av dekorationer och affischer, hissning av flaggor/vimplar och skyltning ska godkännas i förväg av Thon Hotels.

3 Disponering av hotellrum och mötesrum

Hotellrummen är normalt klara från kl. 15.00 på ankomstdagen. Rummen är tillgängliga fram till kl. 12.00 på avresedagen. Senare utcheckning kan avtalas individuellt vid behov mot en avgift.

Mötesrum disponeras normalt mellan kl. 08.00 och 17.00 om inte annat har avtalats.

ID-kontroll vid incheckning:

Alla gäster över 18 år måste uppvisa giltig legitimation vid incheckning. Denna åtgärd har införts för att öka säkerheten och tryggheten för våra gäster och medarbetare. Genom att verifiera varje gästs identitet hjälper vi till att förhindra obehörigt tillträde och minska risken för kriminella aktiviteter. 

4. Kundens nyttjande av Thon Hotels lokaler

Kunden ska i övrigt behandla lokalerna och fastigheten med vederbörlig aktsamhet. Kundens aktiviteter får inte störa andra gäster eller grannar genom stoj, buller, lukt, vibrationer eller annat. Rökning är inte tillåten. Kunden ansvarar för att ljudnivån hålls på en acceptabel nivå samt att samtliga deltagare följer överenskomna tider för avslutning av möten, servering, musik och dans.

Kunden får inte ha med egen mat och dryck i Thon Hotels lokaler.

Kundens eventuella medhavda utrustning måste tas bort omedelbart efter arrangemanget. Thon Hotels har rätt att ta bort och lagra utrustning för kundens räkning om inte annat avtalats.

5. Priser och betalningsvillkor

Av avtalet följer fasta priser för genomförande av ett arrangemang och bokningar med fast mängd ("avtalad ersättning"). Varor och tjänster med helt/delvis variabla mängder avräknas efter ett arrangemang enligt gällande prislista om inte annat framgår av avtalet. Avtalad ersättning är bindande för båda parter, om inte annat avtalats eller framgår av standardvillkoren.  

Alla priser anges i norska kronor exklusive moms, om inte annat framgår tydligt av en konkret prislista/offert kopplad till arrangemanget. Thon Hotels lägger till moms i den utsträckning hela eller delar av tjänsterna som levereras är momspliktiga. Thon Hotels specificerar normalt i offerten till kunden om priset är inklusive moms.

Om inte annat avtalas specifikt i avtalet ska kunden betala 100 % av avtalad ersättning senast inom 14 dagar före ett arrangemang.

Thon Hotels förbehåller sig rätten att debitera ett belopp motsvarande 10 % av avtalad ersättning vid ingående av ett avtal, om inte annat avtalas specifikt i avtalet ("reserverat belopp"). Reserverat belopp återbetalas inte vid avbokning.

Kredit måste avtalas i förväg. Om kredit har avtalats skickas faktura så snart arrangemanget är genomfört, med en förfallotid på 14 dagar. För långtidskontrakt med kredit förfaller avtalat belopp till betalning 14 dagar efter varje arrangemang.

Om inte annat anges i avtalet justeras alla priser årligen den 1 januari i enlighet med eventuella ökningar i konsumentprisindex det senaste året. Vidare förbehåller sig Thon Hotels att göra prisjusteringar till följd av ökade kostnader vid inköp av varor och tjänster, höjda skatter och avgifter eller omständigheter utanför Thon Hotels kontroll. Thon Hotels kan även justera prislistor och avtalad ersättning om tidpunkt eller omfattning av ett arrangemang ändras av kunden.

Vid försenad betalning tillkommer dröjsmålsränta enligt räntelagen. En faktureringsavgift på 95 kr per faktura debiteras. Vid försenad betalning bortfaller avtalad kredit. Faktura skickas inte till utländska företag.

6. Avbokning

Ett avtal är slutgiltigt och bindande. Kunden kan som utgångspunkt inte avboka eller ändra ett avtal eller ett arrangemang, såvida inte kunden har rätt till det enligt det enskilda avtalet.  Avbokningar ska göras skriftligen till hotellet. Avbokningsfristerna är kopplade till respektive arrangemang och finns med i avtalet. De ska tolkas på följande sätt: Ju närmare startdatumet för evenemanget/ankomstdagen ligger i tiden, desto svårare blir det att göra ändringar i arrangemanget eller antalet deltagare utan att det innebär någon kostnad. En eller flera deltagares underlåtenhet att delta i planerade arrangemang ger inte rätt till prisavdrag. Se bifogade allmänna avbokningsvillkor på sista sidan.

Följande gäller specifikt för Thon Hotel Oslo Airport

Avbokningsvillkor vid avtalsvärde över 2 000 000 NOK exklusive moms
330 dagar – 100 %
220 dagar – 50 %
120 dagar – 25 %
60 dagar – 10 %
45 dagar – 5 %
1 dag före ankomst – 2 deltagare

7. Annullering av långtidsavtal

Ett arrangemang som gäller under ett långtidsavtal kan avbokas med skriftligt meddelande till Thon Hotels inom 11 månader före arrangemanget. Thon Hotels har rätt att ändra avtalad ersättning och övriga villkor för de återstående arrangemangen om ett eller flera arrangemang i ett långtidsavtal avbokas. 

Priserna förutsätter en samlad bokning och att avräkning görs på en och samma nota. Vid fleråriga avtal förbehåller sig hotellet rätten att ändra långtidsavtalet om arrangemanget i stor utsträckning avviker från det ursprungliga lösningsförslaget, inklusive prisjustering, flytt av plats, mötesrum och så vidare. Vid fleråriga avtal har Thon Hotels rätt att justera priset i enlighet med den årliga ökningen av konsumentprisindex.

8. Kundens önskan om ändringar i ett arrangemang

Kunden ska så tidigt som möjligt meddela om eventuella omständigheter som har betydelse för genomförandet av ett arrangemang.

Kunden har som utgångspunkt inte rätt att ändra ett arrangemang, men Thon Hotels försöker alltid anpassa genomförandet så långt det är möjligt. 

Vid önskemål om ändring måste kunden meddela Thon Hotels skriftligen via e-post. En förändring på mer än 20 % medför i regel prisökningar.

9. Thon Hotels rätt till ändring, flytt, avbokning och höjning

Thon Hotels har rätt att avboka ett arrangemang om kunden inte uppfyller sina skyldigheter enligt avtalet och standardvillkoren. Ett avtal kan hävas av Thon Hotels vid väsentligt avtalsbrott från kundens sida. Thon Hotels förbehåller sig rätten att göra ändringar som rör det enskilda arrangemanget vid behov, såvida ändringar inte har väsentlig betydelse för avtalet eller arrangemanget. Till exempel kan Thon Hotels göra ändringar gällande avtalad uppställning av lokaler, rum och andra faciliteter vid ändrat antal deltagare eller andra förhållanden som gör det lämpligt att justera upplägget. 

Om det med kort varsel uppstår behov av omorganisering/omgruppering av kapacitetsnyttjande, uppgradering, renovering eller reparation av ett i avtalet definierat hotell förbehåller sig Thon Hotels rätten att anpassa arrangemanget på nödvändigt sätt, till exempel att flytta arrangemanget till ett annat hotell på samma destination med liknande faciliteter.

Thon Hotels förbehåller sig också rätten att flytta ett arrangemang till ett annat hotell med motsvarande standard på samma destination om det blir nödvändigt till följd av till exempel uppgradering, renovering, reparation eller andra speciella förhållanden av betydelse för genomförandet och som Thon Hotels inte var medvetna om vid tidpunkten för avtalets ingående. Ett skriftligt meddelande ska lämnas vid sådan förflyttning senast 14 dagar före ett arrangemang.

10 Hälsa, miljö och säkerhet

Alla former av montering av faciliteter och upphängning ska uppfylla gällande krav på hälsa, miljö, säkerhet och brandsäkerhet och godkännas i förväg av Thon Hotels.

11 Kundens ansvar för kostnader som ska debiteras varje enskild deltagare

Kunden ansvarar för att informera samtliga deltagare om vilka kostnader den enskilde deltagaren själv måste betala samt vilka kostnader som eventuellt betalas av kunden. Om en deltagare inte betalar kostnader som deltagaren ska betala, ansvarar kunden för direkt ersättning till Thon Hotels enligt krav från Thon Hotels.

Om en eller flera anmälda deltagare inte deltar ger det inte rätt till prisreduktion.

12. Ersättningsskyldighet vid skada, stöld m.m.

Kunden är ersättningsskyldig för all skada på Thon Hotels egendom/lokaler/fastigheter/utrustning som beror på kunden själv eller personer som bjudits in av eller är i tjänst hos kunden, samt deltagare, utställare, leverantörer, uppdragstagare och/eller andra personer som kunden har bjudit in/gett tillträde till Thon Hotels lokaler och hotellrum.

Thon Hotels ansvarar inte för skador eller stöld av egendom som kunden eller andra orsakar i Thon Hotels lokaler. Thon Hotels rekommenderar att kunden tecknar egen försäkring. Kunden ansvarar även för sina egna tekniska installationer och vad dessa kan orsaka vad gäller material- eller personskador. Vid utlämning av nycklar till lokaler/rum ansvarar mottagaren för att hålla lokaler/rum under uppsikt eller låsta.

Thon Hotels frånsäger sig allt ansvar för personskador så långt oförytterlig rätt tillåter. Ansvarsbegränsningen gäller inte grov oaktsamhet av anställda på Thon Hotels. Thon Hotels har ansvarsförsäkring.

13. Överlåtelse av ett avtal

Kunden får inte överlåta avtalet utan skriftligt medgivande från Thon Hotels.

14 Force Majeure

Parterna ansvarar inte för eventuella överträdelser eller förseningar orsakade av förhållanden utanför deras kontroll, såsom extraordinära väderförhållanden, brand, naturkatastrofer, strejk, lockout, blockad, krig, terrorism, epidemi, pandemi eller civila oroligheter, förutsatt att överträdelsen inte beror på parten själv eller att överträdelsen inte kunde förhindras med rimliga åtgärder. 

15. Klagomål

Kunden måste framföra eventuella klagomål skriftligen till Thon Hotels så snart kunden blir medveten om de aktuella förhållandena och i vilket fall senast 14 dagar efter ett arrangemang.

Bilaga: Avbokningsfrister för hotellrum och deltagare.

Avser punkt 6. Allmänna avbokningsfrister för hotellrum enligt hotellets storlek.

Antal dagar före startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad	Hotell med upp till 100 hotellrum	Hotell med upp till 200 hotellrum	Hotell med mer än 200 hotellrum
30 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning	Upp till 20 hotellrum	Upp till 40 hotellrum	Upp till 80 hotellrum
29–14 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
13-7 dagar före avtalad ankomstdag	25 % av resterande bokning
6–1 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning

Antal dagar före startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad	Hotell med upp till 100 hotellrum	Hotell med upp till 200 hotellrum	Hotell med mer än 200 hotellrum
60 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning	Upp till 40 hotellrum	Upp till 80 hotellrum	Upp till 150 hotellrum
59–30 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
29–15 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
14–7 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före ankomst	2 hotellrum

Antal dagar före startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad	Hotell med upp till 100 hotellrum	Hotell med upp till 200 hotellrum	Hotell med mer än 200 hotellrum
90 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning	Upp till 80 hotellrum	Upp till 200 hotellrum	Upp till 250 hotellrum
89–45 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
44–30 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
29–15 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
14–7 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före ankomst	2 hotellrum

Antal dagar före startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad	Hotell med upp till 100 hotellrum	Hotell med upp till 200 hotellrum	Hotell med mer än 200 hotellrum
120 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning	Upp till 200 hotellrum	Mer än 200 hotellrum	Upp till 400 hotellrum
119–60 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
59–30 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
29–15 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
14–7 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före ankomst	2 hotellrum

Antal dagar före startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad			Hotell med mer än 200 hotellrum
180 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning			Mer än 400 hotellrum
179–120 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
119–60 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
59–30 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
29–7 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före ankomst	2 hotellrum

Avbokning av deltagare vid arrangemang:

Upp till totalt 15 deltagare	Andel av den totala bokningen som kan avbokas
Antal dagar före arrangemangets startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad
14 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning
7 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
3 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före startdatum	1 deltagare

Upp till totalt 60 deltagare	Andel av den totala bokningen som kan avbokas
Antal dagar före arrangemangets startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad
45 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning
30 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
14 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
7 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
1 dag före startdatum	2 deltagare

Upp till totalt 120 deltagare	Andel av den totala bokningen som kan avbokas
Antal dagar före arrangemangets startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad
60 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning
45 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
30 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
14 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före startdatum	2 deltagare

Upp till totalt 250 deltagare	Andel av den totala bokningen som kan avbokas
Antal dagar före arrangemangets startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad
120 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning
90 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
45 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
30 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
1 dag före startdatum	2 deltagare

Upp till totalt 400 deltagare	Andel av den totala bokningen som kan avbokas
Antal dagar före arrangemangets startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad
180 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning
120 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
90 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
45 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
30 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före startdatum	2 deltagare

Fler än totalt 400 deltagare	Andel av den totala bokningen som kan avbokas
Antal dagar före arrangemangets startdatum	Andel som kan avbokas utan kostnad
270 dagar före startdatum	100 % av resterande bokning
180 dagar före startdatum	50 % av resterande bokning
90 dagar före startdatum	25 % av resterande bokning
45 dagar före startdatum	10 % av resterande bokning
30 dagar före startdatum	5 % av resterande bokning
1 dag före startdatum	2 deltagare