Allmänna villkor

1. Inledning, definitioner och tillämpningsområde

Thon Hotels strävar efter att erbjuda bästa möjliga service och göra alla kunder nöjda. Dessa standardvillkor (»Standardvillkor«) reglerar avtalsförhållandet mellan Thon Hotels och den Kund som köper tjänster hos Thon Hotels.

»Thon Hotels« är en kedja av hotell och destinationer som ägs och/eller drivs under Olav Thon Gruppen (org.nr.: 988 969 656). Med »Thon Hotels« avses i dessa Standardvillkor ett eller flera av hotellen/destinationerna i kedjan som drivs under varumärket Thon Hotels, inklusive separata och oberoende bolag som drivs under varumärket.

»Kunden« är den/de som köper/hyr lokaler, rum/rumblock, tjänster m.m. hos Thon Hotels i samband med mötes-, kurs- och konferensevenemang. Kunden är den ansvarige beställaren av ett Arrangemang.

»Arrangemang« är ett mötes-, kurs- och konferansevenemang, sällskapsevenemang och/eller reservation av ett Rumblock m.m.

»Rumblock« är två eller flera hotellrum som reserveras vid ingående av ett Avtal.

»Deltagare« är de enskilda deltagarna vid ett Arrangemang, som bjuds in av Kunden.

»Avtal« är en samlingsterm för det avtal som ingås mellan Thon Hotels och Kunden och som innehåller de konkreta detaljerna för ett Arrangemang. Ett Avtal ingås exempelvis genom en bokning, korrespondens mellan parterna, ett avtalsdokument eller ett lösningsförslag från Thon Hotels som accepteras m.m.

»Långtidsavtal« är ett Avtal som är återkommande för två eller flera Arrangemang (Avtal används som samlingsterm – det preciseras om en reglering enbart gäller för Långtidsavtal).

Standardvillkoren gäller för alla Arrangemang som Kunden har bokat hos Thon Hotels. Särregleringar i Avtalet har företräde framför Standardvillkoren.

2. Kundens skyldigheter före ett Arrangemang

Senast 14 dagar före evenemanget ska Kunden ge Thon Hotels slutliga klargöranden av alla detaljer kopplade till ett Arrangemang, däribland program, namnlista, val av meny, vin, pauser, teknik m.m. Detta har stor betydelse för att säkerställa ett lyckat genomförande.

Ankomst- och avresetider ska anges i förväg.

Särskilda åtgärder som exempelvis placering av gåvor, användning av speciell utrustning, uppsättning av dekorationer och affischer, hissning av flaggor/vimplar och skyltning ska godkännas i förväg av Thon Hotels.

3. Disponering av hotellrum och mötesrum

Hotellrum är normalt tillgängliga från kl. 15.00 på ankomstdagen. Rummet disponeras till kl. 12.00 på avresedagen. Senare utcheckning kan avtalas individuellt vid behov mot en avgift.

Mötesrum disponeras normalt mellan 08:00 och 17:00, om inte annat framgår av Avtalet.

4. Kundens användning av Thon Hotels lokaler

Kunden ska behandla lokalerna och egendomen i övrigt med tillbörlig aktsamhet. Kundens aktiviteter får inte störa andra gäster eller grannar genom damm, buller, lukt, vibrationer eller på annat sätt. Rökning är inte tillåten. Kunden måste se till att ljudnivån hålls på en acceptabel nivå och att samtliga Deltagare följer avtalade tidpunkter för upphörande av möten, servering, musik och dans.

Kunden får inte förtära medtagen mat och dryck i Thon Hotels lokaler.

Kundens eventuellt medtagna utrustning måste avlägsnas omedelbart efter ett Arrangemang. Thon Hotels har rätt att avlägsna och förvara utrustning på Kundens bekostnad om inte annat har avtalats.

5. ID-kontroll vid incheckning

Alla gäster över 18 år måste uppvisa giltig legitimation vid incheckning. Denna åtgärd har införts för att öka säkerheten och tryggheten för våra gäster och medarbetare. Genom att verifiera identiteten hos varje gäst bidrar vi till att förhindra obehörig åtkomst och minskar risken för kriminella aktiviteter.

6. Priser och betalningsvillkor

Av Avtalet framgår fasta priser för genomförande av ett Arrangemang och bokningar med fast mängd (»Avtalad Ersättning«). Varor och tjänster med helt/delvis variabla mängder avräknas efter ett Arrangemang enligt gällande prislista om inte annat framgår av Avtalet. Avtalad Ersättning är bindande för båda parter, om inte annat avtalas eller framgår av Standardvillkoren.

Alla priser anges i gällande valuta för hotellets lokalisering exklusive mervärdesskatt, om inte annat tydligt framgår av en konkret prislista/offert kopplad till Arrangemanget. Thon Hotels lägger till mervärdesskatt i den utsträckning hela eller delar av de levererade tjänsterna är föremål för mervärdesskatteplikt. Thon Hotels specificerar normalt i offerter till Kunden om priset är inklusive mervärdesskatt.

Om inte annat specifikt avtalas i Avtalet ska Kunden betala 100 % av Avtalad Ersättning senast 14 dagar före ett Arrangemang.

Thon Hotels förbehåller sig rätten att debitera ett belopp motsvarande 10 % av Avtalad Ersättning vid ingående av ett Avtal, om inte annat specifikt avtalas i Avtalet (»Bindningsbelopp«). Bindningsbeloppet återbetalas inte vid avbokning.

Kredit måste avtalas i förväg. Om kredit har avtalats skickas faktura så snart ett Arrangemang har genomförts, med förfallodag om 14 dagar. För Långtidskontrakt med kredit förfaller avtalat belopp till betalning 14 dagar efter varje Arrangemang.

Thon Hotels förbehåller sig rätten att justera priser årligen den 1 januari i enlighet med eventuella ökningar i konsumentprisindex föregående år, om inte annat anges i Avtalet. Vidare förbehåller sig Thon Hotels rätten att göra prisjusteringar till följd av ökade kostnader vid inköp av varor och tjänster, ökade skatter och avgifter eller omständigheter utanför Thon Hotels kontroll. Thon Hotels kan också justera prislistor och Avtalad Ersättning om tidpunkten eller omfattningen av ett Arrangemang ändras av Kunden.

Vid försenad betalning pålöper dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen. Vid försenad betalning upphör avtalad kredit. Faktura skickas inte till utländska företag.

7. Avbokning

Ett Avtal är slutgiltigt och bindande. Kunden kan i princip inte avboka eller ändra ett Avtal eller ett Arrangemang, om inte det enskilda Avtalet ger Kunden en sådan rätt. Avbokningar ska göras skriftligt till hotellet. Avbokningsfristerna är knutna till varje enskilt evenemang och finns i avtalet. De ska förstås på följande sätt: ju närmare datum för arrangemangsstart/ankomstdag, desto mindre av arrangemanget eller antal deltagare kan avbokas kostnadsfritt. Uteblivande av en eller flera av deltagarna från planerade arrangemang ger inte rätt till prisreduktion.

7.1 Avbokning och uteblivande

Om kunden behöver avboka efter fristen tillkommer en avbokningsavgift enligt gällande avbokningsregler.

Om kunden inte dyker upp utan att avboka (no-show) debiteras en no-show-avgift. Detta är kompensation för reserverad kapacitet – därför läggs ingen moms till.

7.2 Allmänna avbokningsfrister för hotellrum

Kontraktsvärde över 2 000 000 NOK exkl. moms

Kontrakt under 2 000 000 NOK exkl. moms

Upp till 15 deltagare totalt

Upp till 60 deltagare totalt

Upp till 120 deltagare totalt

Upp till 250 deltagare totalt

Upp till 400 deltagare totalt

Över 400 deltagare totalt

8. Avbokning av Långtidsavtal

Ett Arrangemang under ett Långtidsavtal kan avbokas med skriftligt varsel till Thon Hotels inom 11 månader före Arrangemanget. Thon Hotels har rätt att ändra Avtalad Ersättning och övriga villkor för de återstående Arrangemangen om ett eller flera Arrangemang i ett Långtidsavtal avbokas.

Priserna förutsätter samlad bokning och uppgörelse på gemensam faktura. Vid fleråriga avtal förbehåller sig hotellet rätten att ändra Långtidsavtalet om evenemanget i stor grad avviker från det ursprungliga lösningsförslaget, bland annat prisjustering, byte av plats, mötesrum m.m. Vid fleråriga avtal har Thon Hotels rätt att justera priset i enlighet med den årliga ökningen i konsumentprisindex.

9. Kundens önskemål om ändringar i ett Arrangemang

Kunden ska så tidigt som möjligt meddela om eventuella förhållanden som har betydelse för genomförandet av ett Arrangemang.

Kunden har i princip inte rätt till ändring av ett Arrangemang, men Thon Hotels försöker alltid att anpassa genomförandet så långt det är möjligt.

Vid önskemål om ändring måste Kunden meddela Thon Hotels skriftligt per e-post. En ändring på mer än 20 % medför i regel prisökning.

10. Thon Hotels rätt till ändring, flytt, avbokning och hävning

Thon Hotels har rätt att avboka ett Arrangemang om Kunden inte uppfyller sina skyldigheter enligt Avtalet och Standardvillkoren. Ett Avtal kan hävas av Thon Hotels vid väsentligt avtalsbrott från Kundens sida. Thon Hotels förbehåller sig rätten att göra ändringar kopplade till det enskilda Arrangemanget vid behov, förutsatt att ändringar inte har väsentlig betydelse för Avtalet eller ett Arrangemang. Thon Hotels kan exempelvis göra ändringar kopplade till avtalad uppsättning av lokaler, rum och andra faciliteter om ändrat antal deltagare eller andra förhållanden gör det lämpligt att justera uppsättningen.

Om det med kort varsel uppstår behov av omorganisering/omgruppering av kapacitetsutnyttjande, uppgradering, renovering eller reparation av det i Avtalet definierade hotellet, förbehåller sig Thon Hotels rätten att göra nödvändiga anpassningar till ett Arrangemang, bland annat att flytta Arrangemanget till ett annat hotell i samma region med ungefär likvärdiga faciliteter.

Thon Hotels förbehåller sig också rätten att flytta ett Arrangemang till ett annat hotell med motsvarande standard på samma destination om det blir nödvändigt till följd av exempelvis uppgradering, renovering, reparation eller andra särskilda förhållanden av betydelse för genomförandet som Thon Hotels inte kände till vid tidpunkten Avtalet ingicks. Skriftligt varsel ska ges vid en sådan flytt, senast 14 dagar före ett Arrangemang.

11. Hälsa, miljö och säkerhet

Alla former av riggning av faciliteter och upphängningar ska uppfylla gällande krav på hälsa, miljö, säkerhet och brand och godkännas i förväg av Thon Hotels.

12. Kundens ansvar för kostnader som ska belasta den enskilda Deltagaren

Kunden är ansvarig för att informera samtliga Deltagare om vilka kostnader den enskilda Deltagaren själv ska betala och vilka kostnader som eventuellt täcks av Kunden. Om en Deltagare inte betalar kostnader som Deltagaren ska betala, är Kunden ansvarig för direkt uppgörelse till Thon Hotels efter påkrav från Thon Hotels.

Uteblivande av en eller flera Deltagare ger inte rätt till prisreduktion.

13. Skadeståndsansvar, skada, stöld m.m.

Kunden är skadeståndsskyldig för all skada på Thon Hotels egendom/lokaler/tillgångar/utrustning som orsakas av Kunden själv eller personer som bjudits in av eller är i Kundens tjänst, samt Deltagare, utställare, leverantörer, uppdragstagare och/eller andra personer som Kunden bjudit in/gett tillträde till Thon Hotels lokaler och hotellrum.

Thon Hotels är inte ansvarigt för skador eller stöld av tillgångar som Kunden eller andra tar med till Thon Hotels lokaler. Thon Hotels rekommenderar att Kunden tecknar egen försäkring. Kunden är också ansvarig för egna tekniska installationer och vad dessa eventuellt orsakar i form av material- eller personskada. Vid utlämnande av nycklar till lokaler/rum är mottagaren ansvarig för att hålla lokaler/rum under uppsikt eller låsta.

Thon Hotels frånsäger sig allt ansvar för personskador i den mån tvingande rätt tillåter det. Ansvarsbegränsningen gäller inte grov vårdslöshet utvisad av anställda hos Thon Hotels. Thon Hotels har ansvarsförsäkring.

14. Överlåtelse av ett Avtal

Kunden kan inte överlåta Avtalet utan skriftligt samtycke från Thon Hotels.

15. Force Majeure

Parterna är inte ansvariga för eventuellt avtalsbrott eller förseningar som beror på förhållanden utanför deras kontroll, såsom extraordinära väderförhållanden, brand, naturkatastrofer, strejk, lockout, blockad, krigshandlingar, terrorism, epidemi, pandemi eller civila oroligheter, förutsatt att avtalsbrottet inte beror på parten själv eller att avtalsbrottet inte kunde förhindras med rimliga åtgärder.

16. Klagomål

Kunden måste framföra eventuella klagomål skriftligt till Thon Hotels så snart Kunden fick kännedom om de aktuella förhållandena, och i alla fall senast 14 dagar efter ett Arrangemang.

17. Lagval och behörig domstol

Alla oenigheter som kan uppstå ska försöka lösas genom dialog.

Eventuella tvister som parterna inte kan lösa i godo ska avgöras enligt norsk rätt vid norska domstolar.